Division 7.2 - Accounts Management and Bursar

 

Division 7.2 - Accounts Management and Bursar structurally belongs to the Department of Finance and Purchasing within RWTH Aachen's Central University Administration. Our employees ensure that payment transactions to external business partners are done smoothly, they look after budgetary surveillance and draw up the where-used list for scientific projects.

 

Our Responsibilities

We are the office for central accounting at RWTH Aachen, often referred to as the “HÜL” office in German or budget control sheet office. In its capacity as head office for the entire university, the Division for Account Management and Bursar grants and carries out orders and payments and monitors the budget using the data processing resource administration system HIS-FSV GX. We are responsible for

• Determining all invoices, payment orders, books all income and expenses by giving a budget control sheet number
• Drawing up the where-used list for academic projects
• Approving small advance payments to cover incidental costs
• Setting up money collection points
• Transferring signature authority to confirm factual correctness
• Confirming grants to legal entities, legal persons under public law and public offices
• Using facilities, personnel and materials from the state of North Rhine-Westphalia
• Determining and calculating usage fees for ancillary activities
• Calculating and paying social security for artists
• Compiling and reporting payments as per paragraph 93 of the taxation regulation, and for instance, payments of fees or on the basis of works agreements
• Compiling, reporting and payment of sales tax to the tax office, also in the event of intra- community acquisition or delivery
• Compiling and reporting to the Federal Statistics Office in the event of intra-community acquisition
• Deferment and suppression of claims from the state of North Rhine-Westphalia
• Booking budgetary estimates, other funding allocations and booking allocations and expenditures from Friends of the Aachener Hochschule University of Applied Sciences
• Converting foreign currencies
• Settling telecommunication fees with the German National Research and Education Network (Verein des Deutschen Forschungsnetzes) and preparing the internal telecommunication costs for RWTH Aachen, the medical facilities and the Aachen University of Applied Sciences
• Preparing the university’s budget data for the state Statistics Office

 

Staff

Name	Contact
Abteilungsleitung
Abteilungsleiterin Dipl.-Verw. Wirtin Elisabeth Siebeneichler	Phone: +49 241 80 94217 Elisabeth.Siebeneichler@zhv.rwth-aachen.de
stellv. Abteilungsleiter, Sachgebietsleiter Dipl.-Verw. Wirt René Greven	Phone: +49 241 80 97228 Rene.Greven@zhv.rwth-aachen.de
Geschäftszimmer
Verwaltungsbeschäftigte Melissa Gerards	Phone: +49 241 80 90519 Melissa.Gerards@zhv.rwth-aachen.de
Verwaltungsbeschäftigte Andrea Oehlerking	Phone: +49 241 80 94274 Andrea.Oehlerking@zhv.rwth-aachen.de
Verwaltungsbeschäftigte Gerda Peters	Phone: +49 241 80 94216 Gerda.Peters@zhv.rwth-aachen.de
Auszubildende/Praktikant/-in/studentische Hilfskraft
Studentische Hilfskraft Jan Tönnes	Jan.Toennes@zhv.rwth-aachen.de
Studentische Hilfskraft Tim Zaube
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Sachgebiet Finanzbuchhaltung
Spendenbescheinigungen, Nutzungsentgelt bei Nebentätigkeiten, Künstlersozialabgaben, Niederschlagung, Erlass
Greven, René, Sachgebietsleiter (s.o.)
ADV-Mittelbewirtschaftung, Steuern, Einnahmen
Haushaltsansätze, FAHO-Zuweisungen, Daueraufträge, Umsatzsteuer, Innergemeinschaftlicher Erwerb/Lieferung, Bauabzugsbesteuerung
Sachbearbeiterin Valeria Ciorba	Phone: +49 241 80 97231 Valeria.Ciorba@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Birgit Jacobi	Phone: +49 241 80 94359 Birgit.Jacobi@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Katharina Kobiolka	Phone: +49 241 80 97982 Katharina.Kobiolka@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Eugenie Krapohl	Phone: +49 241 80 99324 Eugenie.Krapohl@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Stephanie Redlich	Phone: +49 241 80 97120 Stephanie.Redlich@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Daniel Springer	Phone: +49 241 80 97226 Daniel.Springer@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Veronika Tobis	Phone: +49 241 80 97981 Veronika.Tobis@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Juliane Zündorf	Phone: +49 241 80 97981 Juliane.Zuendorf@zhv.rwth-aachen.de
Titelgruppe 94, Fremdkapitel und sonstige Titel
Sachbearbeiterin Raphaela Deutz	Phone: +49 241 80 90520 Raphaela.Deutz@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Dieter Gier	Phone: +49 241 80 94221 Dieter.Gier@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Michaela Hammers	Phone: +49 241 80 94224 Michaela.Hammers@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Denise Jansen	Phone: +49 241 80 97119 Denise.Jansen@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Stefanie Jeß	Phone: +49 241 80 94220 Stefanie.Jess@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Sabine Joeris	Phone: +49 241 80 94285 Sabine.Joeris@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Matthias Urlichs	Phone: +49 241 80 94218 Matthias.Urlichs@zhv.rwth-aachen.de
Drittmittel
Titelgruppen 63, 68, 70, 77, 83, 84, (88), 89, 90, 98 sowie 99 (auss. Ausgaben)
Fax: +49 241 80 92116
Sachbearbeiterin Claudia Dues	Phone: +49 241 80 97232 Claudia.Dues@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Annemarie Kreuwen	Phone: +49 241 80 94219 Annemarie.Kreuwen@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Christel Kuck	Phone: +49 241 80 97225 Christel.Kuck@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Joachim Kühnast	Phone: +49 241 80 97117 Joachim.Kuehnast@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Elke Prinz	Phone: +49 241 80 94275 Elke.Prinz@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Brigitte Steffens	Phone: +49 241 80 94223 Brigitte.Steffens@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Patric Toussaint	Phone: +49 241 80 97116 Patric.Toussaint@zhv.rwth-aachen.de
Telefongebühren, Beihilfen und sonstige sächliche Verwaltungsausgaben
Sachbearbeiter Ralf Dautzenberg	Phone: +49 241 80 97227 Ralf.Dautzenberg@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Ute Schütte	Phone: +49 241 80 98119 Ute.Schuette@zhv.rwth-aachen.de
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Sachgebiet Einführung kaufmännische Buchführung
Fax: +49 241 80 92046
Sachbearbeiterin, Sachgebietsleiterin Dipl.-Verw. Wirtin Stefanie Jaacks	Phone: +49 241 80 94117 Stefanie.Jaacks@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Lidia Dittmeier	Phone: +49 241 80 97230 Lidia.Dittmeier@zhv.rwth-aachen.de
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Sachgebiet Kasse
Kassenstunden: Montag bis Freitag 08:00 Uhr - 12:00 Uhr sowie nach telefonischer Vereinbarung
Fax: +49 241 80 92639
Sachgebietsleiter Dipl.-Verw. Wirt Ferdinand Franzen	Phone: +49 241 80 97118 Ferdinand.Franzen@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Dipl.-Verw. Wirt Richard Burggraf	Phone: +49 241 80 94102 Richard.Burggraf@zhv.rwth-aachen.de
Abteilung 7.2 Barkasse	Phone: +49 241 80 94120
Offermanns, Heike (s.u.)
Zahlungsverkehr
Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit der Sparkasse Aachen sowie der Deutschen Bundesbank
Auslandszahlungen
Peters, Gerda sowie Oehlerking, Andrea
Einnahme-Buchhaltungen und Verwahrungen
Drittmittel-Einnahmen RWTH (FB 5) sowie gesamten Einnahmen der TG 83 und 84
N.N
Drittmittel-Einnahmen RWTH (FB 2 - 4) sowie gesamten Einnahmen der TG 88 und 89
Sachbearbeiterin Heike Offermanns	Phone: +49 241 80 94120 Heike.Offermanns@zhv.rwth-aachen.de
Drittmittel-Einnahmen RWTH (FB 0) sowie Titel 282 12
Sachbearbeiterin Anke Malecha	Phone: +49 241 80 94126 Anke.Malecha@zhv.rwth-aachen.de
Drittmittel-Einnahmen RWTH (FB 1)
Sachbearbeiterin Carmen Kirch	Phone: +49 241 80 94123 Carmen.Kirch@zhv.rwth-aachen.de
Drittmittel-Einnahmen RWTH (FB 6 - 8)
Sachbearbeiterin Dagmar Balzereit	Phone: +49 241 80 94118 Dagmar.Balzereit@zhv.rwth-aachen.de
Verwahrungen sowie andere Einnahmetitel
Sachbearbeiterin Sina Zalewski	Phone: +49 241 80 94122 Sina.Zalewski@zhv.rwth-aachen.de
Ausgabe-Buchhaltungen
Titelgruppe 68, 83, 84 sowie Kapitel 06141
N.N (s.o.)
Titelgruppen 60, 66 und 77 sowie Kapitel 06100 und 06101
Offermanns, Heike (s.o.)
Titelgruppen 70, 98 und 99
Malecha, Anke (s.o.)
Titel 547 12 sowie Handvorschusskassen
Balzereit, Dagmar (s.o.)
Titelgruppe 94 sowie sonstiger RWTH-Haushalt
Kirch, Carmen (s.o.)
Titel 547 11, 547 14 sowie Zentralmittel
Zalewski, Sina (s.o.)
Titelgruppen 63, 88, 89, 90 sowie Steuern
Balzereit, Dagmar (s.o.)
Mahnverfahren und Vollstreckungen
Burggraf, Richard (s.o.)
Franzen, Ferdinand (s.o.)