Informationen für gastgebende Institute

 

Das Team des Welcome Centers für internationale Forschende berät und begleitet internationale Forschende und Lehrende sowie deren Gastgeberinnen und Gastgeber in den Fakultäten und Instituten bei der Vorbereitung und Durchführung eines Forschungsaufenthaltes an der RWTH Aachen.

 

Vor der Ankunft

Wenn Sie eine Wissenschaftlerin oder einen Wissenschaftler aus dem Ausland für Ihr Team gewonnen haben, unterstützen wir Sie gerne bei den nun folgenden Schritten. Vielleicht gibt es aufenthaltsrechtliche Gegebenheiten zu klären, oder Sie benötigen für die Einstellung Ihres Gastes als wissenschaftliche Mitarbeiterin oder wissenschaftlicher Mitarbeiter eine Bescheinigung, dass ein vorliegender ausländischer Universitätsabschluss gleichwertig mit einem deutschen Abschluss ist?

Anmeldung beim Welcome Center

Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zu uns auf und melden Sie Ihre internationalen Forschenden über das Online-Formular für Institute an oder verweisen sie auf die Welcome Center-Webseite, damit Ihre Forschenden sich über das dort verlinkte Anmeldeformular selbst direkt beim Welcome Center anmelden können.

Anmeldung im Identity Management

Postdocs, die mit einem Stipendium oder selbstfinanziert an die Hochschule kommen, können Sie außerdem über ein gesondertes Formular im Identity Management registrieren. So können diese Postdocs Dienste der RWTH Aachen nutzen, die sonst nicht für sie verfügbar wären.

Visum/Einladungsschreiben

Die Vorbereitung eines Forschungsaufenthaltes nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch. In der Regel muss man bei visumspflichtigen Gästen mit einer zwei- bis dreimonatigen Wartezeit rechnen, bis das Visum ausgestellt ist. Für die Visumsbeantragung benötigen Forschende aus Drittstaaten eine schriftliche Einladung des gastgebenden Instituts zur Vorlage bei der Botschaft im Heimatland. Das Einladungsschreiben sollte auf Geschäftspapier des Instituts ausgedruckt werden und muss folgende Angaben beinhalten:

  • Name der oder des Forschenden
  • Zeitraum des Aufenthalts an der RWTH Aachen
  • Aufenthaltszweck (zum Beispiel Promotion, Forschungsaufenthalt oder ähnliches)
  • Angaben zur Finanzierung des Aufenthalts (bei Einstellung als wissenschaftliches Personal mit konkreten Angaben zum Gehalt und zur Art der Einstellung)
  • Kosten, die nicht übernommen werden, sollten in der Einladung ausgeschlossen werden (zum Beispiel Reisekosten, Krankenversicherung et cetera)

Der Aufenthaltszweck ist ausschlaggebend für die Art der Aufenthaltsgenehmigung. Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.

 

Einstellung/Äquivalenzbescheinigung

Für die Einstellung wissenschaftlichen Personals muss überprüft werden, ob ein ausländischer Universitätsabschluss einem deutschen Universitätsabschluss gleichwertig ist. Ohne diese Äquivalenzbescheinigung ist eine Einstellung durch die Personalabteilung nicht möglich.

Die Überprüfung durch die Abteilung 2.1 Zugang und Soziales nimmt einige Zeit in Anspruch. Wenn Sie eine oder einen Forschenden einstellen möchten empfiehlt es sich daher, frühzeitig die Äquivalenz eines ausländischen Abschlusses überprüfen zu lassen, da verschiedene andere Schritte des Einstellungsprozesses, wie die Vorlage beim Personalrat, sonst nicht durchgeführt werden können.

Bitte beachten Sie, dass vor Ausstellung der Äquivalenzbescheinigung oftmals eine schriftliche Anfrage bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen in Bonn, ZAB, gestellt werden muss. Die Bearbeitungszeit kann dort aufgrund der großen Anzahl von Anfragen bis zu sechs Wochen dauern.

Promotion

Im Rahmen der Bewerbung für die Promotion an der RWTH Aachen wird die formale Äquivalenz des Universitätsabschlusses ebenfalls überprüft. Wir empfehlen, dass Sie zukünftigen Promovierenden raten, sich schon vom Heimatland aus für eine Promotion an der RWTH zu bewerben und die formalen Promotionsvoraussetzungen überprüfen zu lassen.

Für die Bewerbung zum Promotionsstudium benötigen Ihre zukünftigen Promovierenden außerdem eine Betreuungsbestätigung der betreuenden Hochschullehrerin oder des Hochschullehrers.

Gästehaus

Die RWTH Aachen verfügt über drei Gästehäuser in unmittelbarer Nähe zum Hochschulgelände, in denen verschiedene Übernachtungsmöglichkeiten vorhanden sind. In der Regel ist eine sehr frühzeitige Reservierung notwendig – mehrere Monate im Voraus – da die Nachfrage sehr groß ist. Bitte beachten Sie, dass die Forschenden nicht selber ein Zimmer reservieren können: Die Anmeldung muss über das RWTH-Institut erfolgen.

Es gibt darüber hinaus keine Wohnungen oder Zimmerkontingente der RWTH Aachen oder des Studierendenwerks, die von Forschenden angemietet werden können. Tipps zur Wohnungssuche und eine Liste gängiger Suchmaschinen haben wir für internationale Forschende auf der entsprechenden Seite Wohnen zusammengestellt.

Nach der Ankunft

Bei Bedarf bieten wir Ihrem Gast neben vielfältigen Informationen und Serviceangeboten eine persönliche Begleitung zu Behörden und andere Hilfestellungen beim Start an der RWTH und in Aachen an. So unterstützen wir die formale und soziale Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Ausland.

Erinnern Sie ihre internationalen Promovierenden mit ausländischem Universitätsabschluss unbedingt daran, dass sie zu Anfang des Promotionsvorhabens den Antrag auf die Anerkennung der Promotionsvoraussetzungen bei der Fakultät oder im Falle der Medizinischen Fakultät direkt bei Ihrem Gastinstitut stellen. Der Promotionsausschuss der jeweiligen Fakultät entscheidet, ob der ausländische Abschluss ohne Auflagen als äquivalent anerkannt werden kann oder ob Auflagen (zum Beispiel Zusatzprüfungen oder Überprüfung der Masterthesis) ausgesprochen werden, die bis zur Anmeldung zur Promotionsprüfung erfüllt sein müssen. Im eigenen Interesse sollten die Promovierenden den Antrag bereits zu Beginn des Promotionsvorhabens stellen. Stipendiatinnen und Stipendiaten mit einem deutschen Promotionsstipendium müssen bei der ersten Stipendienverlängerung mitteilen, ob sie zwecks Anerkennung Ihres heimatlichen Abschlusses Auflagen erfüllen müssen und wenn ja, wann sie planen, diese Auflagen zu erfüllen. Von solchen Stipendiatinnen und Stipendiaten wird erwartet, dass bestehende Auflagen möglichst in der ersten Phase des Promotionsvorhabens erfüllt werden.

 

Während des Aufenthalts

Wir begleiten internationale Forschende und ihre Familien nicht nur während der ersten Tage nach der Ankunft, sondern stehen auch während des Aufenthalts in Aachen unterstützend als Ansprechpersonen zur Verfügung. Um die Integration zu fördern, bieten wir in regelmäßigen Abständen Events für unsere angemeldeten Gäste an, wie zum Beispiel das internationale Familienfrühstück in Kooperation mit dem Familienservice der RWTH Aachen, Stadtführung und ähnliches. So haben nicht nur internationale Forschende sondern auch ihre Familien die Möglichkeit, abseits vom Arbeitsalltag an der Hochschule Kontakte zu knüpfen.