Datenschutz

 

Herzlichen Dank für Ihre Teilnahme

 

Die RWTH Aachen ist stets bemüht, Ihre persönlichen Daten sorgfältig und vertraulich zu behandeln. Deshalb wurde das Verfahren der Absolventenstudie intenstiv durch das Internationale Zentrum für Hochschulforschung in Kassel (INCHER-Kassel) sowie durch den Datenschutzbeauftragten der RWTH Aachen geprüft und angepasst. Sollten sich über den nun folgenden Informationen weiterer Klärungsbedarf ergeben, sind Sie herzlich eingeladen, sich bei uns zu melden.

 

FAQ - Datenschutz

1. Zu welchem Zweck werden meine Adressdaten verwendet?

Die gespeicherten Adressdaten werden für keine anderen Zwecke als für Einladung und Erinnerung zur Teilnahme an der Absolventenbefragung verwendet. Die Bearbeitung der Adressdaten erfolgt ausschließlich durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der RWTH Aachen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Rahmen des Projektes Zugang zu den personenbezogenen Daten haben, unterliegen dem geltenden Datenschutzgesetz. In diesem Zusammenhang ist die Weitergabe von Adressdaten an Dritte strengstens untersagt und gilt auch dann noch, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr an der Hochschule arbeiten.

2. Warum darf die Hochschule meine Adressdaten für die Absolventenbefragung verwenden?

Adressdaten dürfen laut Hochschulgesetz Nordrhein-Westfalen, Paragraf sieben, nur dann innerhalb der Hochschule übermittelt und verwendet werden, wenn diese der Erfüllung wissenschaftlicher Aufgaben oder der Erfüllung der Aufgaben der Hochschule dienen. Beide Bedingungen sind im Rahmen dieser Absolventenstudie erfüllt:

  1. Die Absolventenstudie an der Hochschule ist Teil eines bundesweiten, vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderten wissenschaftlichen Forschungsprojektes von 50 Hochschulen unter der Koordination von INCHER-Kassel. Dabei erstellt das INCHER-Kassel im Rahmen des bundesweiten Kooperationsprojektes Studienbedingungen und Berufserfolg einen hochschulübergreifenden Gesamtdatensatz, der die Angaben aller Absolventinnen und Absolventen der am Projekt beteiligten Hochschulen enthält und wertet die anonymisierten Daten ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken im Rahmen der Hochschul- und Absolventenforschung aus.
  2. Die Ergebnisse der Studie werden zum Zwecke der Forschung und der Qualitätssicherung von Lehre und Studium innerhalb der Hochschule verwendet.

3. Wann werden meine Adressdaten wieder gelöscht?

In der Evaluierungsordnung zur Durchführung von Qualitätsbewertungsverfahren im Bereich Studium und Lehre ist festgelegt, welche personenbezogenen Daten für welches Instrument verwendet werden. Hier ist vorgegeben, dass die personenbezogenen Daten spätestens nach sechs Jahren zu löschen sind. Dies gilt auch für die RWTH Absolventenbefragung.

4. Wie kommt die Hochschule an meine Adressdaten?

Mit der Durchführung der RWTH-Absolventenbefragung erfüllt die RWTH Aachen ihre Aufgaben als Ausbildungsinstitution laut Hochschulgesetz Nordrhein-Westfalen, Paragraf drei und Paragraf sieben. Selbstverständlich ist die Teilnahme zu jedem Zeitpunkt der Befragung freiwillig und darf ohne Grund von Angaben abgelehnt werden. Die Adressen der Absolventinnen und Absolventen der RWTH Aachen werden für den Zweck einer Befragung jährlich für einen Prüfungsjahrgang aus der Studierendendatenbank der RWTH Aachen abgerufen. Diese Adressdaten werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung der Absolventenbefragung zusammengestellt und den zuständigen Koordinatorinnen des Projekts auf Wechseldatenträgern übergeben. Zusätzlich haben sich die Fakultäten der RWTH Aachen gemeinsam in einer Evaluierungsordnung dazu bereit erklärt, konkrete Maßnahmen im Bereich Qualität von Studium und Lehre zu ergreifen. In dieser Ordnung sind einzelne personenbezogene Informationen (zum Beispiel Name, Straße, Postleitzahl), die Adressaktualisierung sowie die Datenbankerstellung genau festgelegt. Die Vorgehensweise des Datenbankaufbaus wurde mit dem Datenschutzbeauftragten der RWTH Aachen gemeinsam abgestimmt.

5. Wie sicher ist das Programm, mit dem die Online-Befragung durchgeführt wird?

Für die Durchführung der Online-Befragung wird ein Webserver der Universität Kassel verwendet. Ihre Antworten werden während der Befragungsphase zunächst auf einem Server des Hochschulrechenzentrums der Universität Kassel zwischengespeichert. Nach Abschluss der Befragung werden die Befragungsdaten durch das INCHER-Kassel weiter verarbeitet und an die RWTH Aachen weitergeleitet. Alle Daten, die die Teilnehmenden im Online-Fragenbogen angeben, werden verschlüsselt übertragen. Zur Sicherheit trägt außerdem der persönliche Zugangscode bei. Dieser wird Ihnen auf postalischem Weg mitgeteilt. Ohne Zugangscode ist die Teilnahme an der Befragung nicht möglich. Das Verfahren wurde in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des INCHER-Kassel sowie der RWTH Aachen entwickelt. Alle Daten werden streng vertraulich behandelt und vor fremdem Zugriff sicher aufbewahrt.

6. Wie erfolgt der Datenbankaufbau für die Befragung?

Die Fakultäten der RWTH Aachen haben sich gemeinsam in der Evaluationsordnung dazu bereit erklärt, konkrete Maßnahmen im Bereich Qualität von Studium und Lehre zu ergreifen. In dieser Ordnung sind die einzelnen personenbezogenen Informationen (zum Beispiel Name, Straße, Postleitzahl), die Methoden zur Adressaktualisierung sowie die Datenbankerstellung genau festgelegt. Die Vorgehensweise des Datenbankaufbaus wurde mit dem Datenschutzbeauftragten der RWTH Aachen gemeinsam abgestimmt.

7. Was genau geschieht bei der Online-Befragung?

Bei der Teilnahme an der Online-Befragung melden sich die Absolventinnen und Absolventen mit ihren anonymen Zugangscodes im Internet an. Die Antworten werden während der Befragung zunächst auf einem Server des Hochschulrechenzentrums der Universität Kassel ohne Bezug zu Name oder Adresse der Teilnehmenden gespeichert. Die Befragungsdaten werden über eine unverschlüsselte Verbindung übermittelt. Nach Abschluss der eigentlichen Befragung wird auf einer letzten Seite Folgendes gefragt:

  1. nach der Bereitschaft zur Teilnahme an der Folgestudie in drei bis vier Jahren,
  2. nach Interesse an einer Kurzzusammenfassung des Forschungsberichtes,
  3. nach Interesse an Informationen des RWTH Aachen Alumni-Netzwerks beziehungsweise der Alumni-Zeitschrift.

Sofern Interesse an mindestens einem der Punkte besteht, wird um die Eingabe der Adressdaten gebeten. Diese Adressdaten werden nicht wie die Befragungsdaten auf dem Server des Hochschulrechenzentrums der Universität Kassel gespeichert, sondern über eine verschlüsselte Verbindung auf einem Server direkt am INCHER-Kassel. Die Adressdaten werden niemals zusammen mit den Befragungsdaten in einer Datei gespeichert. Dies wird durch die Verwendung des Zugangscode ermöglicht. Insofern sind die Befragungsdaten zu jedem Zeitpunkt der Befragung vollständig anonym. Nach Abschluss der Befragung werden die Befragungsdaten durch das INCHER-Kassel aufbereitet und im Rahmen der Hochschul- und Absolventenforschung statistisch ausgewertet. Darüber hinaus erhält eine Abteilung des Controllingdezernates die anonymisierten Befragungsdaten (das heißt ohne Name und Adresse) für eigene Auswertungen. Da die Kontaktaufnahme der Ehemaligen an einer organisatorisch anderen Stelle, beim Dezernat für akademische Angelegenheiten, durchgeführt wird, ist die Trennung von personenbezogenen Daten und Befragungsdaten sogar personell vollzogen.

Die Adressdaten werden nach Ende der Feldphase durch eine Projektmitarbeiterin oder einen Projektmitarbeiter am INCHER-Kassel auf einen Datenträger gespielt und der RWTH Aachen übermittelt. Alle INCHER-Mitarbeiter unterliegen dem geltenden Datenschutzgesetz. Das heißt, auch diesen Mitarbeitern ist die Weitergabe von Adressdaten an Dritte strengstens untersagt. Schließlich werden die Adressdaten vom Server des INCHER-Kassel gelöscht. Die Daten auf dem Datenträger sind verschlüsselt, der Schlüssel wird separat versendet. Der Versand erfolgt per Post. Die RWTH Aachen verwendet die Adressen ausschließlich zu dem von den Befragten angegebenen Zweck (zum Beispiel Teilnahme an der Wiederholungsbefragung, Zusendung einer Kurzzusammenfassung). Dieses Verfahren ist von der Datenschutzbeauftragten der RWTH Aachen sowie der Universität Kassel genehmigt und erfolgt somit im Sinne des Landesdatenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen und Hessen.

8. Was passiert mit meinen Adressdaten, die ich selbst noch einmal im Fragebogen angebe?

Ihre Adressdaten, die Sie gegebenenfalls in den Online-Fragebogen eintragen, werden zusammen mit dem Zugangscode, den Sie per Post erhalten haben, in einer von den Befragungsdaten getrennten Datenbank gespeichert, denn Befragungsdaten und Adressdaten werden auf zwei unterschiedlichen Servern gespeichert. Die Übertragung durch den Browser erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung.

9. Nutzt das INCHER-Kassel die Daten aus der RWTH Absolventenbefragung?

Das INCHER-Kassel erstellt einen hochschulübergreifenden Gesamtdatensatz, der die Antworten aus dem Fragebogen aller Absolventinnen und Absolventen der am Projekt beteiligten Hochschulen enthält. Die Adressen sind in diesem Datensatz nicht enthalten. Die anonymen Angaben aus der Befragung werden ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken im Rahmen der Hochschul- und Absolventenforschung ausgewertet und entsprechende Ergebnisse publiziert. Bei allen Veröffentlichungen des INCHER-Kassel sind keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Hochschulen oder Personen möglich.

10. Wie wird die Anonymität gewährleistet?

Nachdem jeder Absolventin und jedem Absolventen ein zufällig generierter Zugangscode zugewiesen wurde, erfolgt die Anmeldung anonym mit diesem Code. Die Befragungsdaten werden auf einem Server der Universität Kassel gespeichert und enthalten keinerlei personenbezogenen Informationen wie Name oder Adresse. Erst nach Abschluss der Befragung können die Teilnehmenden angeben, ob sie einen Ergebnisbericht wünschen. Hierfür ist die Angabe der Adresse erforderlich, welche unabhängig von den Befragungsdaten auf einem zweiten Server beim INCHER-Kassel abgespeichert wird. Somit ist gewährleistet, dass die anonymisierten Befragungsdaten stets getrennt von den personenbezogenen Daten aufbewahrt werden und kein Zusammenhang herstellbar ist. Alle Ergebnisdarstellungen aus den Befragungen werden außerdem aggregiert publiziert und erlauben deshalb keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Personen.

11. Kann durch Merkmalskombinationen, zum Beispiel Fachgebiet und Institution, auf meine Person geschlossen werden?

Alle Ergebnisdarstellungen aus den Befragungen werden aggregiert publiziert und erlauben deshalb keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Personen. Wenn es beispielsweise in einem Fachgebiet nur einen weiblichen Absolventen gibt, werden für dieses Fachgebiet die Ergebnisse nicht getrennt nach Geschlecht ausgewiesen. Grundsätzlich gilt, dass die RWTH Aachen Ergebnisse weder intern noch extern mitteilt, wenn auf Studiengangsebene weniger als zehn Personen teilgenommen haben.

12. Was ist der Unterschied zwischen personenbezogene Daten und Befragungsdaten?

Die Definition „personenbezogener Daten“ lautet gemäß Paragraf drei, Absatz eins des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen: "Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (betroffene Person)." Beispiele hierfür sind:

  • Name, Alter, Geburtsdatum
  • Anschrift, personalisierte E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer, Familienstand (nicht verwendet)
  • Konto-, Kreditkartennummer (nicht verwendet)
  • Kraftfahrzeugnummer, Kraftfahrzeug-Kennzeichen (nicht verwendet)
  • Personalausweisnummer, Sozialversicherungsnummer und weitere (nicht verwendet)

In der Evaluationsordnung der RWTH Aachen sind die einzelnen personenbezogenen Informationen (zum Beispiel Name, Straße, Postleitzahl), genau festgelegt. Im Gegensatz zu den personenbezogenen Daten enthalten die Befragungsdaten der RWTH-Absolventenbefragung rein anonymisierte Daten auf qualitativem Niveau. Qualitativ, weil hier rückblickende Bewertungen der Studienbedingungen angegeben werden, beziehungsweise Angaben zur beruflichen Situation. Anonymisiert deshalb, weil man die Befragung nicht mit dem eigenen Namen, sondern mittels des Zugangscode ausfüllt. Wenn die oder der Befragte nicht selbst im Fragebogen Name oder Adresse angibt, werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Die Trennung von personenbezogenen Daten und Befragungsdaten ist an der RWTH Aachen sogar organisatorisch und personell vollzogen. Die Kontaktierung und Verwaltung der Adressdatenbank obliegt einer Abteilung im Dezernat 1.0 für akademische Angelegenheiten. Die Projektkoordination, Datenauswertung und Berichterstattung ist im Dezernat 6.0 für Planung, Entwicklung und Controlling angesiedelt.