Häufig gestellte Fragen zum Erasmus+ Studienaufenthalt

 

Vor dem Erasmus+ Studienaufenthalt

Dürfen andere Stipendien parallel zum Erasmus-Stipendium bezogen werden?

Sollten Sie ein anderes Stipendium der EU beziehen oder ein DAAD-Stipendium erhalten, können Sie nicht durch Erasmus gefördert werden. Alle anderen Stipendien sind mit einem Erasmus-Stipendium kompatibel. Bitte informieren Sie sich, ob Ihr anderer Stipendiengeber Kürzungen vornimmt.

Was ist bei der Meldung und Einschreibung an der Partnerhochschule zu beachten?

Ihr Erasmus-Fachkoordinator beziehungsweise Ihre Erasmus-Fachkoordinatorin hat Sie nach Ihrer erfolgreichen Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz in der entsprechenden Partnerhochschule nominiert.

In der Folge müssen Sie sich jedoch selbst um die Einschreibung bzw. Registrierung an der Partnerhochschule kümmern. Die Nominierung seitens der RWTH Aachen reicht nicht aus, da jede Hochschule zusätzlich ein eigenes Einschreibeverfahren für Erasmus-Studierende hat. Manche Partner wünschen eine Onlineanmeldung und/oder ergänzende Unterlagen durch die nominierten Studierenden. Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie die Einschreibefristen der Partner für das Erasmus-Programm einhalten. Sollten Sie bis Mitte Mai (Ihr Studienaufenthalt beginnt im Wintersemester) beziehungsweise Anfang Oktober (Ihr Studienaufenthalt beginnt im Sommersemester) nicht automatisch Informationen von der Partnerhochschule zum Einschreibeverfahren erhalten haben, wenden Sie sich bitte an das International Office Ihrer Gasthochschule, um den aktuellen Stand Ihrer Nominierung in Erfahrung zu bringen.

Erst wenn Sie eine offizielle Bestätigung der Partnerhochschule erhalten haben, können Sie sicher sein, dass der Austausch zustande kommt. Bitte buchen Sie erst dann Ihre Reise oder kündigen Ihre Wohnung.

Sind an der Partnerhochschule Studiengebühren zu entrichten?

Im Erasmus-Vertrag zwischen der RWTH Aachen und Ihrer Partnerhochschule wurde vereinbart, dass keine Studiengebühren an der Partnerhochschule für Ihren Erasmus+ Studienaufenthalt zu entrichten sind. Erasmus-Studierende müssen lediglich Einschreibegebühren oder Sozialgebühren entrichten.

Welche Bescheinigungen stellt das International Office der RWTH Aachen aus?

Für Ihren Erasmus-Studienaufenthalt können durch das International Office Bescheinigungen ausgestellt werden für:

  • Beantragung des Auslands-BAföG
  • Finanzamt
  • Auflösung von Verträgen mit Fitness-Studios und Mobilfunk-Anbietern
  • Beantragung eines Visums
  • Partnerhochschulen oder ausländische Behörden (zum Beispiel Antrag auf Wohngeld in Frankreich)
  • Kindergeldstelle

Weitere Bescheinigungen erstellen wir auf Anfrage, allerdings keine Bescheinigung, bei der die Unterschrift des Lehrkörpers verlangt wird.

Bitte teilen Sie per mit, für welche Stelle beziehungsweise Institution Sie eine Bescheinigung benötigen und welche Inhalte verlangt werden. Wir stellen die gewünschte Bescheinigung aus, die Sie zwei Tage später im International Office in der Sprechstunde abholen können.

Wo können Informationen zum Visum eingeholt werden?

Bitte erkundigen Sie sich rechtzeitig vor Ihrem geplanten Auslandsaufenthalt, ob Sie für das Gastland ein Visum benötigen. Weitere Informationen finden Sie bei Konsulaten und Botschaften, beim Auswärtigen Amt sowie beim DAAD.

Welche Vorteile bietet eine Beurlaubung?

Verbindliche Informationen zum Thema Beurlaubung finden Sie auf den Webseiten des Studierendensekretariats.

Eine offizielle Beurlaubung während des Auslandsaufenthaltes bringt folgende Vorteile:

  • Während einer offiziellen Beurlaubung wegen eines Erasmus+-Aufenthaltes werden die Fachsemester nicht weiter gezählt
  • Es ist möglich, im beurlaubten Semester Prüfungen an der RWTH Aachen abzulegen

Wie erfolgt die Erstattung des Mobilitätsbeitrags?

Mit oder ohne Beurlaubung ist eine Erstattung des sogenannten Mobilitätsbeitrags möglich. Das Antragsformular ist beim AStA erhältlich. Bitte informieren Sie sich über die Fristen für die Abgabe dieses Antrags.

Wie steht es um den Versicherungsschutz?

Mit einem Erasmus+ Stipendium ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Die EU-Kommission, der DAAD oder die RWTH Aachen haften nicht für Schäden für die Dauer der Programmteilnahme. Die Studierenden haben selbst für die Dauer des Auslandsaufenthaltes für ausreichenden Versicherungsschutz Sorge zu tragen.

Es besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten an der Gruppenversicherung des DAAD teilzunehmen. Kranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherung sind inbegriffen. Nähere Auskünfte bei der Versicherungsstelle des DAAD, gerne auch unter der Telefonnummer +49 228 882 294.

Sie sollten im Besitz einer europäischen Krankenversicherungskarte sein. Diese kostenlose Karte eröffnet den Zugang zu medizinisch notwendigen Leistungen des öffentlichen Gesundheitswesens in den EU-Ländern sowie Island, Liechtenstein und Norwegen zu den gleichen Bedingungen und Kosten, die auch für die Bürger des jeweiligen Landes gelten. Sie finden weitere Informationen auf den Webseiten der Europäischen Kommission.

Welche Verpflichtung besteht gegenüber dem Einwohnermeldeamt?

Laut Landesmeldegesetz besteht die Verpflichtung, bei einem Auslandsaufenthalt, der mehr als drei Monate beträgt, eine Abmeldung beim Einwohnermeldeamt vorzunehmen. Dies gilt auch, wenn der Mietvertrag in Aachen aufrecht erhalten bleibt. Die Missachtung dieser Abmeldevorschrift des Einwohnermeldeamtes kann ein Verwarngeld zur Folge haben.

Nähere Infos finden Sie auf der Website der Stadt Aachen.

Wo sind FAQ zum Learning Agreement hinterlegt?

FAQ zum Learning Agreement finden Sie in der Handreichung zum Learning Agreement, die Ihnen nach erfolgreicher Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz vom International Office gesendet wird.

Wie viele ECTS sind für den Studienaufenthalt mindestens zu planen?

An der Partnerhochschule sind mindestens 15 ECTS in einem Semester zu erlangen und mit dem Transcript of Records der Partnerhochschule nach Aufenthaltsende nachzuweisen. Oder es ist nachzuweisen, dass mindestens 15 ECTS pro an der Partnerhochschule absolviertem Semester an der RWTH Aachen anerkannt wurden. Es ist demnach legitim, wenn Sie 14 ECTS/Semester an der Partnerhochschule erreichen, aber vorweisen können, dass Ihnen hier 15 ECTS/Semester anerkannt werden.

Es wird dringend empfohlen, Kurse in einem Umfang von mehr als 15 ECTS/Semester zu planen. Die EU Kommission empfiehlt 30 ECTS/Semester. Schließlich ist es möglich, dass Kurse nicht bestanden werden.

 

Während des Erasmus+ Studienaufenthalts

Ist im International Office der RWTH Aachen eine Confirmation of arrival (Ankunftsbestätigung) einzureichen?

Viele Partnerhochschulen stellen Ihnen nach Ihrer Ankunft eine Confirmation of Arrival aus. Das International Office der RWTH Aachen fordert ein solches Dokument nicht. Am Ende Ihres Aufenthalts müssen Sie jedoch eine Confirmation of Stay Abroad (Aufenthaltsbestätigung) mit Start- und Enddatum Ihres Erasmus-Studienaufenthalts einreichen.

Können Sprachkursgebühren übernommen werden?

Sprachkursgebühren, die bei der Belegung von kostenpflichtigen Sprachkursen im Rahmen des Erasmus-Studienaufenthalts anfallen, können nicht übernommen werden.

Wie ist vorzugehen, wenn die festgelegte Mindestzahl an ECTS nicht erreicht wurde?

Erlangen Sie die festgelegte Mindestanzahl von 15 ECTS-Punkte pro Studiensemester (Tabelle A des Learning Agreement) nicht, können Sie am Ende Ihres Erasmus+ Studienaufenthalts bei der Erasmus-Koordinatorin oder dem Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät um eine Sondergenehmigung bitten.

Nehmen Sie hierfür direkt Kontakt mit der für Sie zuständigen Erasmus-Koordinatorin oder dem -Koordinator auf und schildern Sie Ihre Situation. Begründen Sie in einem Schreiben, warum Sie die Mindestanzahl an ECTS nicht erreichen konnten.

Die Erasmus-Koordinatorin beziehungsweise -Koordinator erteilt Ihnen mit der Unterschrift unter dieses Schreiben eine Sondergenehmigung. Die unterschriebene Erklärung ist dann zusammen mit einem Scan des Transcript of Records der Partnerhochschule per an Adriane Sehlinger zu senden.

Sondergenehmigungen werden nur in begründeten Ausnahmefällen erteilt. Sollten Sie keine Sondergenehmigung erhalten, teilt die zuständige Erasmus-Koordinatorin beziehungsweise -Koordinator dem Institutional Coordinator des International Office mit, wie viele Fördermonate sie oder er den erlangten ECTS-Punkten zuordnet. Das Erasmus-Stipendium wird entsprechend anteilig zurückgefordert.

Sollten Sie überhaupt keine ECTS-Punkte während Ihres Erasmus-Studienauslandsaufenthalts erbracht haben, ist das Stipendium in jedem Fall komplett zurückzuzahlen (0 ECTS = 0 Euro).

Wie ist bei einer Verkürzung des Erasmus+ Studienaufenthalts vorzugehen?

Lassen Sie sich am Ende Ihres verkürzten Aufenthalts ganz normal die Confirmation of stay abroad (Aufenthaltsbestätigung) ausstellen. Auf diesem Dokument bestätigt Ihre Gasthochschule den Zeitraum, den Sie für akademische Zwecke an dieser Einrichtung anwesend waren. Die Confirmation of stay abroad reichen Sie nach Ihrer Rückkehr im International Office ein. Wir berechnen den Stipendienbetrag, der aufgrund der Verkürzung zurückgezahlt werden muss, und teilen ihn Ihnen mit.

Unter welchen Bedingungen kann ein Erasmus+ Studienaufenthalt verlängert werden?

  • Der verlängerte Zeitraum schließt sich unmittelbar an den laufenden Aufenthalt an.
  • Eine Verlängerung darf nicht die Überschreitung einer Aufenthaltsdauer von 12 Monaten zur Folge haben.
  • Der Erasmus-Koordinator der hiesigen Fakultät sowie die Partnerhochschule müssen der Verlängerung zugestimmt haben.

Informationen zur Beantragung einer Verlängerung sind in der Handreichung zum Learning Agreement zu finden.

 

Nach dem Erasmus+ Studienaufenthalt

Was ist bei der Ausstellung der Confirmation of stay abroad (Aufenthaltsbestätigung) zu beachten?

Lassen Sie sich die Confirmation of stay abroad unbedingt direkt vor Ort im International Office der Gasthochschule am Ende Ihres Studienauslandsaufenthalts ausstellen. Erfahrungsgemäß kommt es zu Problemen und erheblichen zeitlichen Verzögerungen, wenn Sie die Confirmation of stay abroad im Nachhinein nach Ihrer Rückkehr in Deutschland bei der Partnerhochschule anfordern.

Wann wird die Aufforderung zum Ausfüllen des EU-Survey-Onlinefragebogens versandt?

Der Zeitpunkt, zu dem Sie die automatische Aufforderung zum Ausfüllen des Online-Fragebogens erhalten, richtet sich nach dem von Ihnen angegebenen Enddatum Ihrer Mobilität (siehe Grant Agreement). Der Absender der Aufforderung lautet: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu.

Um was für ein Dokument handelt es sich beim Anerkennungsbescheid?

Der Anerkennungsbescheid ist das Dokument, das Sie vom Prüfungsausschuss Ihrer hiesigen Fakultät erhalten, wenn Sie dort das Transcript of Records der Partnerhochschule (im Original) für den Anerkennungsprozess einreichen.

Auf dem Anerkennungsbescheid sind die Kurse aus dem Curriculum des entsprechenden Studiengangs der RWTH aufgelistet, die als „absolviert“ gelten durch die an der Partnerhochschule erbrachten Leistungen. Den Anerkennungsbescheid müssen Sie beim ZPA einreichen und dem International Office einen Scan senden.

Wie wird verfahren, wenn die Mindestanzahl von 15 ECTS pro Studiensemester beziehungsweise von 30 ECTS bei einem zweisemestrigen Studienaufenthalt nicht erreicht wird?

Erlangen Sie die festgelegte Mindestanzahl an ECTS nicht, können Sie bei der Erasmus-Koordinatorin oder dem Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät oder Ihres Fachbereichs um eine Sondergenehmigung bitten. Nehmen Sie hierfür Kontakt mit der zuständigen Erasmus-Koordinationsstelle auf, sobald Sie wissen, dass Sie die ECTS-Mindestanzahl nicht erlangen. Setzen Sie für den Antrag auf eine Sondergenehmigung ein Schreiben auf, in dem Sie begründen, warum Sie die Mindestanzahl an ECTS nicht erreichen konnten. Idealerweise legen Sie dem Schreiben einen Nachweis, zum Beispiel ein Attest, bei.

Die Erasmus-Koordinatorin oder der Erasmus-Koordinator erteilt Ihnen mit ihrer beziehungsweise seiner Unterschrift unter dieses Schreiben eine Sondergenehmigung. Die unterschriebene Erklärung ist dann zusammen mit einem Scan des Transcript of Records der Partnerhochschule per E-Mail an zu senden. Sondergenehmigungen werden von der zuständigen Erasmus-Koordinatonsstelle nur in begründeten Ausnahmefällen erteilt! Sollten Sie keine Sondergenehmigung erhalten, teilt die Erasmus-Koordinatorin oder der -Koordinator der oder dem Institutional Coordinator des International Office mit, wie viele Fördermonate sie oder er den erlangten ECTS zuordnet. Das Erasmus-Stipendium wird entsprechend anteilig zurückgefordert.

Sollten Sie überhaupt keine ECTS während Ihres Erasmus-Studienauslandsaufenthalts erbracht haben, ist das Stipendium in jedem Fall komplett zurückzuzahlen (0 ECTS = 0 Euro).