Gut organisiert im digitalen Office

Passende Strategien und Strukturen mit Outlook und OneNote aufbauen

Erläuterung

Ich muss noch ….! Ich darf nicht vergessen….! Und außerdem sollte ich noch ….! Suchen Sie noch nach einem Weg, der Ihre Gedanken beruhigt, Ihnen das gute Gefühl gibt, alles im Griff zu haben? Möglichkeiten und Tipps dafür gibt es viele.

Nur: nicht jede Strategie oder Struktur ist für jede Persönlichkeit passend. In diesem Online-Seminar können Sie die für Sie passende Strategie aussuchen – oder eine Mischung daraus:

1. Strategie: Pragmatisch – passt schon

2. Strategie: Blick auf das Wesentliche

3. Strategie: Viel Überblick

Sie werden sehen, welche Möglichkeiten die beiden Tools Outlook und OneNote für die jeweilige Strategie bereitstellt. Und Sie können die für Sie passenden Tipps auswählen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern werden.

Ein Live-Online Seminar ist eine Kombination aus

➢ Online-Seminar: Die Teilnehmer*innen sitzen an Ihrem PC und bekommen einen Zugang zu einem Meetingraum. Am PC benötigen sie Lautsprecher – oder Kopfhörer, ein Mikrofon und eine Webkamera (optional).

➢ Videotutorials: Die Teilnehmer*innen sitzen an Ihrem PC und erhalten einen Zugang zu den Video-Tipps.

Die maximale Teilnehmerzahl der Veranstaltung ist 12. Die Hälfte der Plätze ist für wissenschaftliche Mitarbeitende vorgesehen, die andere für Beschäftigte in Technik und Verwaltung.

Ziel

Die Teilnehmer*innen...

• erhalten einen besseren Überblick über Ihre E-Mails und können somit schneller Entscheidungen treffen

• verlieren keine Zeit mehr beim Suchen von Mails

• werden schneller bei der Bearbeitung Ihrer Mails

• optimieren Ihr eigenes Zeitmanagement und werden effizienter

• kennen die für Sie hilfreichen Funktionen von Outlook und OneNote und bauen sich Ihren optimalen Selbstmanagement-Workflow auf

• sitzen an Ihrem PC und erhalten per Mail einen Zugang zum Online-Seminarraum (z.B. Zoom) und zu den Videotutorials

• benötigen an Technik Ihren PC und Lautsprecher oder Kopfhörer, Mikrofon und Kamera (optional)

• erhalten eine Checkliste mit den Tipps aus dem Seminar und die dazu passenden Links zu den Videotutorials

Methoden

Online-Seminar (Durchführung mit ZOOM) mit Selbstlerneinheiten

Inhalt

1. Online-Seminar (90 Min.): E-Mailmanagement aufbauen

• Pragmatisch – passt schon

- Suchen von E-Mails

- Betreffzeile optimieren

- Ansichten anpassen

- E-Mails schneller schreiben

• Blick auf das Wesentliche

- Zero-Inbox

- Desktop-Benachrichtigung

- Arbeits- und Infoordner erstellen

- Regeln einsetzen

• Viel Überblick

- Ablagestrukturen in Outlook oder OneNote

- Gesendete E-Mails direkt zuordnen lassen

- Quickstep-Workflows

2. Online Seminar (90 Min.): Aufgabenmanagement mit Outlook und OneNote

 

• Pragmatisch – passt schon

- Kennzeichnung von E-Mails

- Ordneransicht umstellen

- OneNote-Notizbuch andocken

- Suche in OneNote

• Blick auf das Wesentliche

- Aufgabenformular aus E-Mail erstellen

- Aufgabenbereich übersichtlich gestalten

- Kontext-bezogene Projektseiten in OneNote

- Verbindung zu OneNote-Seite

- Aufgabenkategorien verwenden

• Viel Überblick

- Checkliste nutzen

- Aufgabenleiste organisieren

- OneNote Kategorien selbst erstellen

- Verbindung zu Kalender-Besprechungsmanagement

3. Online-Seminar und F & Q (60 Min.)

 

• Was Funktioniert?

• Was kann noch optimiert werden?

Voraussetzung

grundlegende Kenntnisse in Outlook und OneNote.

Zielgruppen

Postocs, der akademische Mittelbau, Juniorprofessor(*inn)en und Beschäftigte in Technik und Verwaltung