Division 7.2 - Accounts Payable

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Division 7.2 - Accounts Payable is the University's central office for evaluating and conducting credit-side payment transactions. The SAP module FI is used for bookkeeping and invoice management. Furthermore, it is concerned with fundamental balance sheet management tasks. Between 2018 and 2020 the division was responsible for the project "implementation of electronic invoices at RWTH Aachen," to allow for efficient and effective processing of electronic incoming invoices and centralize invoice receipt.

 

Our Responsibilities

Concerning credit-side payment transaction, our members of staff clarify all matters subject to pre-tax and budgetary regulations. Accounting and record-keeping is conducted using the FI SAP module.

In our accounting activities, we are responsible for selected balance sheet management matters, which we administrate in close coordination with the Department of Finance.

• Creation of credit-side master data
• Registration and booking of all credit-side invoices; invoice verification of invoices from abroad is conducted by Division 7.5 – Accounts Receivable and Taxes
• Registration and booking of incoming and outgoing standing orders
• Approving small advance payments to cover incidental costs
• Setting up money collection points
• Transferring signature authority to confirm factual correctness
• Managing the use of facilities, personnel and materials from the state of North Rhine-Westphalia in case of secondary employment
• Determining and calculating of fees for the use of facilities, personnel and materials in case of secondary employment
• Compiling and reporting payments as per paragraph 93 of the taxation regulation, for instance payments of fees, scholarships, or payments based on works agreements
• Compiling, reporting and payment of pre-tax to the tax office
• Deferment and suppression of claims from the state of North Rhine-Westphalia
• Modification of claims in the case of insolvencies
• Settling telecommunication fees and administrating the internal telecommunication costs for RWTH Aachen
• Creation of external confirmations of balance
• Further processing of the personnel costs as reported by the NRW Office for Salaries and Pensions
• Creation of a central hospitality guideline for RWTH Aachen including a guideline for the university institutions
• Calculation and payment of artists' social security contributions and the associated audit of the German Pension Insurance Fund (Bund)

 

Staff

Name	Contact
Abteilungsleiter
Abteilungsleiter Dipl.-Verw. Wirt (FH) René Greven	Phone: +49 241 80 97228 Rene.Greven@zhv.rwth-aachen.de
Stellv. Abteilungsleiterin und Sachgebietsleiterin
stellv. Abteilungsleiterin, Sachgebietsleiterin Dipl.-Verw. Wirtin (FH) Stefanie Thiel	Phone: +49 241 80 92261 Stefanie.Thiel@zhv.rwth-aachen.de
Geschäftszimmer
Verwaltungsbeschäftigte (z. Zt. Elternzeit) Alina Graf
Verwaltungsbeschäftigter Jan Reimer	Phone: +49 241 80 99994 Jan.Reimer@zhv.rwth-aachen.de
E-Mail: Kreditorenbuchhaltung	Kreditorenbuchhaltung@zhv.rwth-aachen.de
Auszubildende/Praktikant/-in
Auszubildender Luca Ecker	Phone: +49 241 80 99902 Luca.Ecker@zhv.rwth-aachen.de
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Sachgebiet Kreditorenbuchhaltung
Sachgebietsleitung
Stefanie Thiel (stellv. Abteilungsleiterin s.o.)
Themenfeld: Nutzungsentschädigung bei Nebentätigkeit (ausschließliche Zuständigkeit bei Dipl.-Verw. Wirtin (FH) Stefanie Thiel (s.o.)
Themenfelder: kreditorische Auszahlungen (u.a. Drittmittel, SFB, Fremdkapitel, Mittel für Lehre und Forschung, Telefongebühren)
Mitarbeiter/-innen
Sachbearbeiterin Tanja Adams	Phone: +49 241 80 94218 Tanja.Adams@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Linda Oliveira Baptista	Phone: +49 241 80 97752 Linda.deOliveiraBaptista@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Michèle Dalberg	Phone: +49 241 80 97225 Michele.Dalberg@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Raphaela Deutz	Phone: +49 241 80 90520 Raphaela.Deutz@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Claudia Dues	Phone: +49 241 80 94223 Claudia.Dues@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Kevin Gessner	Phone: +49 241 80 97232 Kevin.Gessner@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Christine Giese	Phone: +49 241 80 97753 Christine.Giese@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Michaela Hammers	Phone: +49 241 80 94224 Michaela.Hammers@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Stefanie Jeß	Phone: +49 241 80 94220 Stefanie.Jess@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Sabine Joeris	Phone: +49 241 80 94285 Sabine.Joeris@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Denise Lohbusch	Phone: +49 241 80 97119 denise.lohbusch@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiter Markus Lürken	Phone: +49 241 80 98417 Markus.Luerken@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Elke Prinz	Phone: +49 241 80 94275 Elke.Prinz@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Katharina Schmitz	Phone: +49 241 80 99996 Katharina.Schmitz@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Tanja Schmitz	Phone: +49 241 80 97116 Tanja.Schmitz@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Madita Schumacher	Phone: +49 241 80 94274 Madita.Schumacher@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Elisa Soballa	Phone: +49 241 80 97224 Elisa.Soballa@zhv.rwth-aachen.de
Sachgebiet Schnittstellenmanagement
Sachgebietsleitung
Sachgebietsleiter Patric Toussaint	Phone: +49 241 80 96441 Patric.Toussaint@zhv.rwth-aachen.de
Themenfelder: Daueraufträge (Einzahlungen, Auszahlungen), digitale Belegverarbeitung sog. automatisierte Buchungen, LBV-Weiterverarbeitung, Künstlersozialabgaben, Meldung 93a AO
Mitarbeiter/-innen
Sachbearbeiterin Juliane Jäger	Phone: +49 241 80 96442 Juliane.Jaeger@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Miriam Kreutzer B. A.	Phone: +49 241 80 99995 Miriam.Kreutzer@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Sarah Seifert B. A.	Phone: +49 241 80 92542 Sarah.seifert@zhv.rwth-aachen.de
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Sachgebiet Kaufmännische Buchführung und Grundsatzangelegenheiten
Sachgebietsleitung
Sachgebietsleiterin Anke Deppe	Phone: +49 241 80 97981 Anke.Deppe@zhv.rwth-aachen.de
Themenfelder: u.a. Projektleitung zur Einführung eines E-Rechnungsprozesses an der RWTH, Handkassen, Kontenschließungen (von PSP-Elementen), Zeichnungsbefugnisse, Saldenbestätigungen, Insolvenzen, Pfändungen
Mitarbeiter/-innen
Sachbearbeiterin Vanessa Ackermann B. A.	Phone: +49 241 80 97117 Vanessa.Ackermann@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Sabrina Bangert M. Sc. RWTH	Phone: +49 241 80 97227 Sabrina.Bangert@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Tina Corsten B. Sc.	Phone: +49 241 80 97226 Tina.Corsten@zhv.rwth-aachen.de
Sachbearbeiterin Kim Steinbusch B. Sc.	Phone: +49 241 80 98256 Kim.Steinbusch@zhv.rwth-aachen.de
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Web-Beauftragter/Web-Pflege
Bangert, Sabrina (s.o.) und Reimer, Jan (s.o.)
Campus-Verantwortliche/-r
Reimer, Jan (s.o.) und Greven, René (s.o.)