Muss für die Einreise nach Deutschland ein Visum beantragt werden, sollte man mit einer zwei- bis dreimonatigen Wartezeit rechnen, bis das Visum ausgestellt ist. Für die Visumsbeantragung benötigen Forschende aus Drittstaaten eine schriftliche Einladung des gastgebenden Instituts zur Vorlage bei der Botschaft im Heimatland. Das Einladungsschreiben sollte auf Geschäftspapier des Instituts ausgestellt werden und muss folgende Angaben beinhalten, um den geplanten Aufenthalt so genau wie möglich zu beschreiben:

• Name der oder des Forschenden
• Zeitraum des Aufenthalts an der RWTH Aachen
• Aufenthaltszweck, zum Beispiel Promotion, Forschungsaufenthalt oder ähnliches
• Angaben zur Finanzierung des Aufenthalts, bei Einstellung als wissenschaftliches Personal mit konkreten Angaben zum Gehalt und zur Art der Einstellung
• Kosten, die nicht übernommen werden, sollten in der Einladung ausgeschlossen werden, zum Beispiel Reisekosten, Krankenversicherung et cetera

Der Aufenthaltszweck ist ausschlaggebend für die Art der Aufenthaltserlaubnis. Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.

Im Rahmen der Visumsbeantragung müssen Ihre zukünftigen Gäste häufig eine Aufnahmevereinbarung oder ein Hosting Agreement vorlegen. Dies betrifft nicht nur Fälle, in denen ein Beschäftigungsverhältnis begründet werden soll, sondern auch Stipendiatinnen und Stipendiaten und selbstfinanzierte Forschungsaufenthalte.

Eine Aufnahmevereinbarung wird zwischen einer oder einem Forschenden und einer Forschungseinrichtung abgeschlossen. Bei wissenschaftlichen Beschäftigten füllt die Personalabteilung die Aufnahmeverereinbarung aus, sofern der Einstellungsprozess bereits begonnen wurde. Bei Stipendiatinnen und Stipendiaten wird die Aufnahmevereinbarung vom aufnehmenden Institut ausgefüllt und unterschrieben. Die Aufnahmevereinbarung ist in deutscher Sprache auszufüllen und kann zusätzlich in Englisch ergänzt werden.

Wenn Sie Fragen zur Aufnahmevereinbarung haben, wenden Sie sich gerne direkt an uns.

Für die Einstellung wissenschaftlichen Personals muss überprüft werden, ob ein ausländischer Universitätsabschluss einem deutschen Universitätsabschluss gleichwertig ist. Ohne diese Gleichwertigkeitsbescheinigung ist eine Einstellung durch die Personalabteilung nicht möglich.

Bitte nutzen Sie die Online-Plattform für Gutachten zu ausländischen Bildungsabschlüssen. Dort können Sie Angaben zu der einzustellenden Person machen und die erforderlichen Unterlagen hochladen. Die Erstellung des Gutachtens durch die Abteilung 2.1 Zugang und Soziales des International Office kann unter Umständen bis zu zehn Werktage in Anspruch nehmen. Es empfiehlt sich daher, frühzeitig die Äquivalenz eines ausländischen Abschlusses überprüfen zu lassen, da verschiedene andere Schritte des Einstellungsprozesses, wie die Vorlage beim Personalrat, sonst nicht durchgeführt werden können.

Auch im Rahmen einer Bewerbung zur Promotion wird die Gleichwertigkeit eines ausländischen Abschlusses überprüft. Diesen Prozess initiieren die Bewerberinnen und Bewerber aber selbständig über RWTHonline.

Wir empfehlen Ihnen, zukünftigen Promovierenden zu raten, sich schon vom Heimatland aus für eine Promotion an der RWTH zu bewerben, da bereits im Rahmen der Bearbeitung der Bewerbung für eine Promotion die formalen und fachlichen Promotionsvoraussetzungen, wie zum Beispiel die Äquivalenz des Universitätsabschlusses, überprüft werden. Dies kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. In dieser Zeit ist eine Einschreibung nicht möglich, was unter Umständen aufenthaltsrechtliche Probleme nach sich ziehen kann.

Es ist für Promovierende und Gastforschende leider nicht möglich, in den Wohnheimen des Studierendenwerks zu wohnen.

Die RWTH Aachen verfügt über drei Gästehäuser in unmittelbarer Nähe zum Hochschulgelände, in denen verschiedene Übernachtungsmöglichkeiten vorhanden sind. In der Regel ist die Nachfrage sehr groß, so dass eine frühzeitige Reservierung mehrere Monate im Voraus notwendig ist. Bitte beachten Sie, dass die Anmeldung über das RWTH-Institut erfolgen muss.

Informationen zur Wohnsituation in Aachen finden Sie auf der Seite Wohnen in Aachen sowie in unserem Housing Guide mit wertvollen Tipps für die Wohnungssuche.

Institute und Lehrstühle der Hochschule können einen RWTH Aachen Travel Grant an promovierte internationale Forschende vergeben, die zu einem Kurzaufenthalt nach Aachen kommen. Er ermöglicht die Auszahlung eines pauschalierten Zuschusses zu Reise- und Aufenthaltskosten, die rund um einen Forschungsaufenthalt an der RWTH Aachen entstehen. So fördert die Hochschule den wissenschaftlichen Austausch mit internationalen Partnerinnen und Partnern. Die Richtlinie zur Förderung des wissenschaftlichen Austauschs mit internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern an der RWTH (RWTH Aachen Travel Grant) vom 20. Juli 2018 regelt die Vergabe.

Wie beim Werkvertrag, den Angehörige von Drittstaaten aus verschiedensten Gründen nicht abschließen dürfen, erfolgt die Finanzierung über Mittel des Instituts oder des Lehrstuhls. Die verwaltungstechnische Abwicklung startet im Welcome Center. Sprechen Sie uns gerne an, um den Antragsprozess zu initiieren.

Ein vielfältiges Veranstaltungsprogramm mit sowohl karrierefördernden als auch sozialen beziehungsweise kulturellen Events fördert die Vernetzung der internationalen Forschenden untereinander und unterstützt die formale und soziale Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Ausland.

In unseren regelmäßigen Workshops für Institute stellen wir uns und unsere Services vor, mit denen wir Sie bei der Betreuung Ihrer internationalen Gäste unterstützen. Anhand von Best Practice-Beispielen geben wir Ihnen vielfältige Informationen, um die Vorbereitung des Aufenthalts sowie die Ankunft des Gastes bestmöglich vorzubereiten.

Im Rahmen der Philipp Schwartz-Initiative der Alexander von Humboldt-Stiftung können Fördermittel zur Aufnahme gefährdeter Forschender beantragt werden. Dabei handelt es sich um vollfinanzierte Stipendien für bis zu 24-monatige Forschungsaufenthalte. Nominiert werden können Forschende aus allen Ländern außerhalb der EU, die nachweisbar einer erheblichen akuten Gefährdung ausgesetzt sind. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Philipp Schwartz-Initiative. Eigenbewerbungen durch Forscherinnen und Forscher sind nicht möglich.

Erfolgreiche Einrichtungen werden in die Lage versetzt, den von ihnen erfolgreich nominierten gefährdeten Forschenden vollfinanzierte Stipendien für bis zu 24-monatige Forschungsaufenthalte zu verleihen. Ergänzt wird dies durch einen Förderbetrag, der die aufnehmende Einrichtung bei der Unterstützung der Integration und des Karriere-Neustarts der Stipendiatinnen und Stipendiaten entlastet.

Bei Fragen und bei Interesse an der Aufnahme einer oder eines gefährdeten Forschenden nehmen Sie bitte Kontakt auf mit Cathrin Urbanke.

Auch die DFG fördert die Integration geflohener Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in das deutsche Wissenschaftssystem. Grundsätzlich ist es in allen Förderprogrammen möglich, geflohene Forschende mit den bewilligten Mitteln zu finanzieren, ohne dass es einer gesonderten Beantragung bei der DFG bedarf. Außerdem ist es in bestimmten Förderprogrammen – bei Sachbeihilfe, Schwerpunktprogramme, Forschungsgruppen, Klinische Forschungsgruppen, Kolleg-Forschungsgruppen und Graduiertenkollegs – möglich, Zusatzanträge zu stellen, um qualifizierte geflohene Forschende in bereits geförderte DFG-Projekte einzubinden.