Fragen und Antworten zu RWTHonline

 

Allgemeine Fragen zu RWTH-online

Wie funktioniert der Log-in?

Wenn Sie sich in RWTHonline einloggen, werden Sie aufgefordert, Ihren Benutzernamen (beispielsweise ab123456) und Ihr Passwort einzugeben. Sollten Sie Ihren Benutzernamen nicht kennen oder Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie bitte das Supportformular.

Wo finde ich das online-Vorlesungsverzeichnis der RWTH?

Das online-Vorlesungsverzeichnis der RWTH finden Sie in RWTHonline in der Applikation „Lehrveranstaltungen“ unter dem Reiter „Alle Lehrveranstaltungen“. Über diese Applikation haben Sie Zugriff auf das gesamte veröffentlichte Lehrveranstaltungsangebot der RWTH.

Mehr Informationen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in der Anleitung „Lehrveranstaltungsangebot einsehen“.

Wo bekomme ich Hilfe?

Anleitungen und Informationen

RWTHonline-Support

Bitte nutzen Sie bei technischen Fragen das Supportformular.

Als Studierende oder Studierender geben Sie bitte Ihren Namen, Matrikelnummer, Ihren Benutzernamen (zum Beispiel ab123456), Ihren Studiengang und Ihr Anliegen an.

Als Beschäftigte oder Beschäftigter geben Sie bitte Ihren Namen, Ihre Organisationseinheit (zum Beispiel Lehrstuhl oder Abteilung) und Ihre Funktionen in RWTHonline sowie Ihr Anliegen an.

Bewerbungs-, Studierenden- und Gebührenmanagement

Prüfungsmanagement

Prüfungsordnungen und Module in RWTHonline

Zentrale Studienberatung

Fakultäten und Studierendenvertretungen

 

Fragen und Antworten zu RWTH-online für Studierende

Was kann RWTHonline?

RWTHonline ist das Online-Tool der RWTH zur Organisation Ihres Studiums. In RWTHonline ist der Curriculum Support der Dreh- und Angelpunkt Ihrer Studienplanung. Er bündelt in einer Übersicht:

  • Ihren individuellen Studienverlauf
  • Ihren Regelstudienplan
  • Ihren Regelstundenplan nach Semester
  • Ihr Prüfungsangebot nach Semester
  • An- und Abmeldung zu Lehr- und Prüfungsveranstaltungen

In RWTHonline können Sie ...

Online-Funktionen des Studierendensekretariats nutzen, wie zum Beispiel:

  • Ihre Bescheinigungen (unter anderem Studien-, Studienverlaufs- und BAföG-Bescheinigung sowie eine Zahlungsbestätigung) abrufen
  • Ihre Adresse anpassen
  • die Zahlungsinformationen für die Rückmeldung erhalten
  • den Antrag auf Beurlaubung finden
  • Mehr Informationen finden Sie auf den Webseiten des Studierendensekretariats.

Online-Funktionen zur Lehrveranstaltungsplanung nutzen, wie zum Beispiel:

  • das veröffentlichte Lehrveranstaltungsangebot der RWTH einsehen.
  • sich zu Lehrveranstaltungen an- und abmelden.
  • Ihren Stundenplan zusammenstellen.
  • Ihre Lehrveranstaltungstermine in den eigenen RWTHonline-Kalender übernehmen und dort zusammen mit Ihren persönlichen Terminen verwalten.

Online-Funktionen des Zentralen Prüfungsamtes nutzen, wie zum Beispiel:

  • veröffentlichte Prüfungen in der Applikation „Prüfungstermine“ einsehen.
  • sich zu Prüfungen an- und abmelden.
  • Ihre Leistungen einsehen
  • Ihren Studierendenkontoauszug abrufen

Mehr Informationen finden Sie auf den Webseiten des Zentralen Prüfungsamtes.

 

Wie stelle ich meinen Stundenplan in RWTHonline zusammen?

Ihren persönlichen Stundenplan sollten Sie über den Curriculum Support zusammenstellen. Der Curriculum Support enthält alle Lehr- und Prüfungsveranstaltungen, die im Rahmen Ihrer Prüfungsordnung angeboten werden, vorausgesetzt sie sind veröffentlicht. Wenn Sie sich also Ihren Stundenplan über Ihren Curriculum Support zusammenstellen, können Sie sicher sein, dass Sie die Anforderungen Ihrer Prüfungsordnung erfüllen.

Nutzen Sie dazu auf Ihrem RWTHonline-Desktop die Kachel Studienübersicht (Curriculum Support). Wählen Sie dann im Drop-Down-Menü „KNOTEN (Alle)“ die Option „Semesterplan“ aus. Sie erhalten jetzt eine Übersicht mit den einzelnen Modulen für Ihren Studiengang und den dazu angebotenen Lehr- und Prüfungsveranstaltungen. Die Übersicht ist nach Fachsemestern sortiert und in einer Baumstruktur organisiert.

Mehr Informationen zum Curriculum Support finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in der Klickanleitung „Curriculum Support verwenden“.

Wie melde ich mich zu Lehrveranstaltungen an und ab?

Sie haben in Ihrem Curriculum Support direkten Zugriff auf die Lehrveranstaltungen (LV), die Sie im Rahmen Ihrer Prüfungsordnung belegen können bzw. müssen.

Wählen Sie dazu auf der Startseite Ihres Curriculum Supports im Dropdown-Menü „KNOTEN (Alle)“ die Option „Semesterplan“ aus. Sie erhalten jetzt eine Modulübersicht für Ihren Studiengang sortiert nach Fachsemestern. Die Lehrveranstaltungen, die Sie absolvieren müssen, sind den einzelnen Modulen in einer Baumstruktur zugeordnet.

Aus dem Curriculum Support können Sie sich über das T-Symbol (Teilnahme an LV) in der Spalte „Teil“ zu einer Lehrveranstaltung anmelden, sofern das Symbol grün hinterlegt ist.

Bitte beachten Sie Folgendes:

  • Mit einem Klick auf den Anmelde-Button zu einer Lehrveranstaltung geben Sie in RWTHonline zunächst einen Belegwunsch ab. Wenn Ihnen ein Fixplatz zugewiesen wurde, sind Sie zu der Lehrveranstaltung angemeldet. Ihren Anmeldestatus können Sie in der Applikation „Lehrveranstaltungen“ unter „Meine Lehrveranstaltungen“ nachsehen.
  • Sie können sich die Erstellung Ihres Stundenplans erleichtern, indem Sie sich Lehrveranstaltungen als Favoriten vormerken und diese in Ihrem Terminkalender anzeigen lassen.
  • dass Sie mit einer Anmeldung zu einer Lehrveranstaltung nicht automatisch zu der Prüfung angemeldet sind! Bitte melden Sie sich sowohl zur Lehrveranstaltung als auch zur Prüfung gesondert an.

Über RWTHonline ist eine Abmeldung von einer Veranstaltung innerhalb vorgegebener Fristen möglich. Nutzen Sie dazu die Seite „Meine Lehrveranstaltungen“ unter der Kachel „Lehrveranstaltungen“.

Mehr Informationen zur Teilnahme an Lehrveranstaltungen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in den Klickanleitungen „Curriculum Support verwenden“ und „Zu Lehrveranstaltungen an - und abmelden“.

Kann ich mich zu Lehrveranstaltungen anmelden, die nicht zu meinem Studiengang gehören?

Die „Freie Anmeldung“ ermöglicht Ihnen, sich zu einer Lehrveranstaltung außerhalb des eigenen Studiengangs anzumelden, sofern sie hierfür eingerichtet wurde. Ob eine Lehrveranstaltung für eine „Freie Anmeldung“ zugelassen ist, legen die Dozentinnen/Dozenten fest, die die Lehrveranstaltungsgruppen einrichten. Sofern keine "Freie Anmeldung" zugelassen ist, sehen Sie in der Anmeldemaske den Hinweis: „Zu dieser LV-Gruppe ist keine „Freie Anmeldung“ möglich“.

Mehr Informationen zur Teilnahme an Lehrveranstaltungen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in den Anleitungen „Zu Lehrveranstaltungen an -und abmelden“ und „Begriffe in RWTHonline“.

Kann ich an Modulen teilnehmen, die nicht zu meinem Studiengang gehören?

Sie können die Teilnahme an Modulen beantragen, die nicht zu Ihrem Studiengang gehören. In den Bereichen, in denen die Prüfungsordnung eine freie Wahl aus dem Hochschulangebot zulässt, kann auf Antrag an den Prüfungsausschuss eine Anmeldung durch das Zentrale Prüfungsamt erfolgen.

Lassen Sie sich dazu vom Prüfungsausschuss Ihrer Fakultät/Fachgruppe eine entsprechende Bescheinigung ausstellen und gehen Sie mit dieser zum Zentralen Prüfungsamt. Das Zentrale Prüfungsamt verknüpft das Modul dann mit Ihrem Curriculum Support. Sobald die Verknüpfung eingerichtet ist, können Sie sich über den Curriculum Support ganz normal zu diesem Modul anmelden.

Ist ein außercurriculares Modul bereits eingebunden und anmeldbar, kann die Anmeldung direkt über den Curriculum Support erfolgen.

Wie laufen die Vergabeverfahren für Fixplätze in Lehrveranstaltungen?

In RWTHonline können für Lehrveranstaltungen unterschiedliche Vergabeverfahren für Fixplätze eingerichtet sein. Die Vergabeverfahren sind abhängig von sogenannten Reihungskriterien, die bei der Einrichtung einer Lehrveranstaltung festgelegt werden. Die festgelegten Reihungskriterien können in der Anmeldemaske (Seite „LV-Anmeldung“) eingesehen werden.

Reihungskriterien sind zum Beispiel:

  • das Losverfahren: Je größer die Zahl, desto besser die Position auf der Warteliste für diese Bezugsgröße.
  • die Studienplanzuordnung: Pflichtfach (PF) vor Wahlfach (WF) vor Freifach (FF).

Mehr Informationen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in den Anleitungen „Zu Lehrveranstaltungen an- und abmelden“ und „Begriffe in RWTHonline“.

Muss ich mich für jede Veranstaltung zu einem Lehrveranstaltungsangebot einzeln anmelden oder geht das auch in einem?

Im Standardfall melden Sie sich in RWTHonline für jede Veranstaltung einzeln an. In einigen Fällen ist das Anmeldeverfahren so eingerichtet, dass Sie sich entweder für alle angezeigten Veranstaltungen (zum Beispiel Vorlesung, Übung, Tutorium) gleichzeitig anmelden können oder für keine.

Was ist eine „Lehrveranstaltung mit immanentem Prüfungscharakter“ (LVmiP)?

Bei der sogenannten Lehrveranstaltung mit immanentem Prüfungscharakter (LVmiP) handelt es sich um einen Typ von Lehrveranstaltung, bei der in der Regel der Prüfungstermin im Kontext der Lehrveranstaltung stattfindet (zum Beispiel kann eine Übung oder ein Seminar eine LVmiP sein).

Hinweis

  • Bitte beachten Sie, dass Studierende in RWTHonline mit einer Anmeldung zu einer „Lehrveranstaltung mit immanentem Prüfungscharakter“ nicht automatisch zu der zugehörigen Prüfung angemeldet sind. Dazu ist in der Regel eine gesonderte Anmeldung sowohl zur Lehrveranstaltung als auch zur Prüfung erforderlich.

Mehr Informationen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in den Anleitungen „Zu Lehrveranstaltungen an- und abmelden“, „Zu Prüfungen an- und abmelden“ und „Begriffe in RWTHonline“.

Wie melde ich mich zu Prüfungen an oder ab?

In RWTHonline stehen Ihnen verschiedene Wege zur Prüfungsanmeldung und –abmeldung zur Auswahl:

  1. Die Anmeldung über den Curriculum Support wird empfohlen: Sie haben über Ihren Curriculum Support direkten Zugriff auf die Prüfungsveranstaltungen (PV), die Sie im Rahmen Ihrer Prüfungsordnung belegen können.

    Wählen Sie dazu auf der Startseite Ihres Curriculum Supports im Drop-Down-Menü „KNOTEN (Alle)“ die Option „Semesterplan“ aus. Sie erhalten jetzt eine Modulübersicht für Ihren Studiengang sortiert nach Fachsemestern. Die Prüfungen, die Sie absolvieren können, sind den einzelnen Modulen in einer Baumstruktur zugeordnet. Alternativ können Sie im Drop-Down-Menü „KNOTEN (Alle)“ die Option „Prüfungstermin“ auswählen.

    Aus dem Curriculum Support können Sie sich über das P-Symbol (Teilnahme an PV) in der Spalte „Teil“ zu einer Prüfung anmelden, sofern das Symbol grün hinterlegt ist. Folgen Sie der Anmeldemaske bis zur Bestätigung des Ergebnisses.
  2. Alternativ können Sie über die Applikation Prüfungsanmeldung die Prüfungstermine Ihrer eigenen Studiengänge suchen, nach verschiedenen Kriterien filtern und sich hierüber an- und abmelden.
  3. Als dritte Möglichkeit können Sie in der Applikation Prüfungstermine alle veröffentlichen Prüfungstermine der RWTH filtern und einsehen. Sie können sich hierüber an- und abmelden, sofern die Prüfung im Rahmen Ihrer Prüfungsordnung vorgesehen ist.

Hinweise

  • Bitte beachten Sie, dass Studierende in RWTHonline mit einer Anmeldung zu einer Lehrveranstaltung nicht automatisch zu der zugehörigen Prüfung angemeldet sind. Es ist in der Regel eine gesonderte Anmeldung sowohl zur Lehrveranstaltung als auch zur Prüfung erforderlich.
  • Über RWTHonline ist eine Abmeldung von einer Prüfung innerhalb der festgelegten Fristen möglich. Sie können sich sowohl über den „Curriculum Support“ über das rot hinterlegte P-Symbol als auch über die Applikation „Prüfungsanmeldung“ unter dem Reiter „Meine Prüfungen“ abmelden.
  • Ihren Anmeldestatus können Sie direkt in RWTHonline in der Applikation „Prüfungsanmeldung“ und in Ihrem „Curriculum Support“ einsehen.

Mehr Informationen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in den Anleitungen „Zu Prüfungen an- und abmelden“ und „Curriculum Support verwenden“ sowie auf den Webseiten des Zentralen Prüfungsamtes.

Wenn ich mich von einer Prüfung abgemeldet habe, kann ich mich dann wieder anmelden?

Ja, solange Sie sich in der angegebenen Frist befinden. Eine Abmeldung innerhalb der festgelegten Frist wird im System nicht als Rücktritt gewertet und erscheint auch nicht im Kontoauszug.

Mehr Informationen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in den Anleitungen „Zu Prüfungen an- und abmelden“ und „Curriculum Support verwenden“ sowie auf den Webseiten des Zentralen Prüfungsamtes.

Was ist eine vorbehaltliche Anmeldung zu einer Prüfung?

In einigen Fächern ist es Pflicht, vor der Prüfung bestimmte Voraussetzungen zu erbringen. Welche dies sind, ist im Modulkatalog der jeweiligen Prüfungsordnung geregelt. Erfüllen Studierende diese Voraussetzungen nicht, können die Prüferin oder der Prüfer sie nicht zur Prüfung zulassen.

In RWTHonline können erforderliche Voraussetzungen bereits im System hinterlegt werden, so dass eine automatische Prüfung erfolgen kann. Wenn Studierende sich vorbehaltlich zur Prüfung anmelden, werden die Voraussetzungen zu einem späteren Zeitpunkt geprüft. Sofern die Voraussetzungsprüfung spätestens sechs Tage vor Prüfungstermin positiv ausfällt und die Voraussetzungen für die Prüfung erfüllt sind, meldet das System die Studierenden automatisch zur Prüfung an. Wenn nicht, werden die Studierenden automatisch abgemeldet. Bis zum Ergebnis der Voraussetzungsprüfung sind die Studierenden „vorbehaltlich angemeldet“.

In der Applikation „Prüfungsanmeldung“ können Studierende unter „Meine Prüfungstermine“ ihren Anmeldestatus einsehen.

Mehr Informationen finden Sie im RWTHonline-Dokuportal in den Anleitungen „Zu Prüfungen an- und abmelden“ und „Begriffe in RWTHonline“ sowie auf den Webseiten des Zentralen Prüfungsamtes.

Wo kann ich meine Noten einsehen?

Sie können Ihre Noten in RWTHonline in der Applikation „Meine Leistungen“ sowie im „Curriculum Support“ einsehen.

Ihren Kontoauszug können Sie in der Applikation „Bescheinigungen (Dokumente)“ abrufen.

Hinweis für Studierende höherer Fachsemester
Für vergangene Semester bis einschließlich Sommersemester 2018 können Sie Ihren Notenspiegel und Kontoauszug in der Applikation Studierendenakte einsehen.

Was ist sonst noch neu?

Mit der Umstellung auf RWTHonline werden neue Notenzusatzvermerke eingeführt, wie zum Beispiel „Prüfung abgebrochen (Attest) – PAQ“. Dieser Eintrag wird vom Zentralen Prüfungsamt gesetzt, wenn Studierende nach Prüfungsabbruch ein gültiges Attest einreichen.

Weitere Notenzusatzvermerke werden auf den Webseiten des Zentralen Prüfungsamtes unter „Bescheinigungen“ veröffentlicht.

Was bleibt erst einmal noch in CAMPUS-Office/CAMPUS?

In CAMPUS bleiben bis auf weiteres Organisationsverzeichnis, Telefonbuch und das Veranstaltungsangebot der vergangenen Semester bis einschließlich Sommersemester 2018 erhalten.

 

Fragen und Antworten zur Einführung von RWTH-online

Was ist ein Campus-Management-System?

Ein Campus-Management-System, kurz CMS, ist ein IT-System, das die im Bereich Studium und Lehre einer Hochschule anfallenden Geschäftsprozesse, zum Beispiel Bewerbung, Einschreibung, Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, unterstützt. Die Software umfasst alle wesentlichen Teile des Student-Life-Cycles. Da sie viele verschiedene Funktionen in einem System zusammenfasst und alle Daten in einer gemeinsamen Datenbank konsistent vorhält, wird auch von einem integrierten Campus-Management-System gesprochen. Die an der RWTH eingeführte Software RWTHonline ist ein solches integriertes Campus-Management-System.

Warum brauchte die RWTH ein neues CMS?

Die RWTH braucht ein neues Campus-Management-System (CMS), da die bestehende IT-Infrastruktur zur Organisation von Studium und Lehre an ihre Grenzen gestoßen ist und den Anforderungen der Hochschule nicht mehr gerecht wird. Die Einführung von RWTHonline stellte eine zukunftsfähige und nachhaltige IT-Unterstützung rund um die Prozesse des Student-Life-Cycles sicher.

Welche Bereiche des Student-Life-Cycles unterstützt RWTHonline?

  • Bewerbungs- und Zulassungsmanagement – seit Dezember 2017
  • Studierenden- und Gebührenmanagement – seit Dezember 2017
  • Studiengangsmanagement – seit Juli 2018
  • Veranstaltungs- und Lehrraummanagement – seit Juli 2018
  • An- und Abmeldemanagement zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen – seit Wintersemester 2018/19
  • Prüfungsmanagement – seit Wintersemester 2018/19

Wer war an der Einführung von RWTHonline beteiligt?

RWTHonline wurde im Rahmen des PuL-Projekts eingeführt. Die Einführung erfolgte in sieben Teilprojekten und vier Koordinationsprojekten mit aktiv Beteiligten aus den Fakultäten, der zentrale Hochschulverwaltung, dem IT Center sowie der Studierendenschaft. Im Regelbetrieb arbeiten circa 2.500 Beschäftigte sowie rund 45.000 Studierende mit dem System. Darüber hinaus nutzen Studieninteressierte und Bewerberinnen und Bewerber RWTHonline.

Welche Vorteile bietet die Einführung von RWTHonline allgemein?

  • Alle – Studierende sowie Beschäftigte in den Fakultäten, der Verwaltung und dem IT Center –  arbeiten mit ein und demselben System. Dies vereinfacht die Abstimmung zwischen allen Beteiligten.
  • Beschäftigte benötigen nur einen Log-in, um verschiedene Funktionen (= Bündel von Berechtigungen) im System ausüben zu können.
  • Allen Nutzerinnen und Nutzern steht eine deutsch- und eine englischsprachige Benutzeroberfläche zur Verfügung.
  • Die Datenbestände wurden bereinigt und verbessert, wodurch die Datenqualität gestiegen ist.
  • Redundante Datenhaltung wird weitestgehend vermieden, wodurch der Umgang mit Daten effizienter wird und es weniger Fehlerquellen gibt.
  • Es gibt weniger papierbasierte Vorgänge, zum Beispiel durch die Einführung einer onlinebasierten Bewerbung.
  • Die Transparenz an der Hochschule wird erhöht, zum Beispiel werden die Ergebnisse der Modulbausteine (Praktika, Übungen, usw. mit 0 CP) in RWTHonline eingetragen, sodass Studierende all ihre Leistungen sehen können.
  • Die Hochschule hat einen Modulpool aufgebaut, in dem Module als Vorlagen angelegt werden und dann in mehreren Studiengängen Verwendung finden.
  • Es gibt nur eine Prüfungsordnungsmodellierung als Basis für die Veranstaltungsplanung mit carpe diem! und das Prüfungsmanagement.
  • Prüfende erhalten über RWTHonline eine einheitliche und integrierte Prüfungs-/Beurteilungsliste pro Prüfung.

Welche Vorteile bietet das neue System den Studierenden der RWTH?

  • Prüfende und Studierende arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis.
  • Studierende können Anmeldestatus und Notenspiegel mit den gültig gesetzten Leistungen direkt im System sehen.
  • Die Stundenpläne werden für den Pflichtbereich überschneidungsfrei erstellt.
  • Alle Räume, in denen Lehrveranstaltungen stattfinden, sind in RWTHonline auffindbar.
  • Für jede Lehrveranstaltung der RWTH kann ein Belegwunsch abgegeben werden. Wo Platz- und/oder Teilnahmebeschränkungen vorliegen, sind die Kriterien, nach denen Plätze vergeben werden, transparent definiert.
  • Die Benutzeroberfläche ist sowohl deutsch- als auch englischsprachig.

 

Fragen und Antworten zum Pilotbetrieb

Warum ein Pilotbetrieb?

Der Pilotbetrieb diente dazu, zusammenhängende Abläufe mit einer vergleichsweise kleinen Nutzergruppe zu testen und zu verbessern, so dass Probleme frühzeitig erkannt und Lösungen gefunden werden konnten. Das Ziel war es, Sicherheit für die Einführung des Gesamtsystems zum Wintersemester 2018/19 zu gewinnen und Risiken zu minimieren.

Weshalb die Studiengänge Bachelor Chemie und Master Politikwissenschaft?

Die Auswahl der Studiengänge, die am Pilotbetrieb teilnehmen sollten, orientierte sich an verschiedenen Kriterien. Die Kriterien wurden danach festgelegt, wie das Ziel der Testphase – nämlich kritische Punkte zu identifizieren, um rechtzeitig vor dem Livebetrieb des Gesamtsystems gegensteuern zu können – möglichst effektiv und aussagekräftig erreicht werden konnte.

Die Pilotstudiengänge sollten:

  • aus unterschiedlichen Fakultäten kommen
  • Studiengänge sein, die eine begrenzte Zahl an Wechselbeziehungen zu anderen Studiengängen hatten
  • Prüfungsordnungen mit bestimmten Spezifika mitbringen (zum Beispiel Modulbausteine im Studiengang Bachelor Chemie und Wahlpflichtbereiche mit sich überschneidenden Seminarangeboten im Studiengang Master Politikwissenschaft)
  • unterschiedliche Abschlüsse berücksichtigen

Was wurde pilotiert?

Es wurden Teilbereiche des Studierendenmanagements, des Studiengangmanagements, des Veranstaltungs- und Lehrraummanagements sowie des Prüfungsmanagements pilotiert.

Wie war der Zeitplan zum Pilotbetrieb?

Im Wintersemester 2016/17 begannen die Vorbereitungen, damit der Go-live für den Pilotbetrieb am 10. Juli 2017 erfolgreich starten konnte. Mit dem Wintersemester 2018/19 wechselten die Pilotstudiengänge in den Regelbetrieb.

Meilensteine des Pilotbetriebs

  • Ab dem 10. Juli 2017 konnten sich Pilotbeteiligte in RWTHonline einloggen. Mit ihrem persönlichen Login verfügten sie über alle ihnen zugeordneten Berechtigungen im System. Die Funktionsverwaltung verblieb vorerst zentral, d. h., notwendige Berechtigungen wurden durch das Supportteam verteilt. Alle Pilotteilnehmenden konnten ab diesem Tag das Lehrveranstaltungsangebot der beiden Pilotstudiengänge in RWTHonline einsehen. Die Pflege von Lehrveranstaltungsdaten, der zugeordneten Termine und Lehrräume sowie der Organisationsdaten erfolgte ab diesem Zeitpunkt ebenso in RWTHonline. Da das bis dahin genutzte System CAMPUS mit dem Gesamtdatenbestand der RWTH datenführend blieb, mussten alle Änderungen an Lehrveranstaltungs- und Organisationsdaten ebenso in CAMPUS erfolgen.
  • Seit dem 1. August 2017 konnten Pilotbeteiligte ihren Terminkalender in RWTHonline pflegen. Ab diesem Zeitpunkt war es den Studierenden prinzipiell möglich, sich in RWTHonline zu Lehrveranstaltungen an- und abzumelden. Dazu verfügten berechtigte Beschäftigte über die Möglichkeit, Anmeldeverfahren in RWTHonline einzurichten und die Zulassung und Verteilung der Anmeldungen zu steuern. Studierende konnten ihren persönlichen Studienplan bzw. Studienverlauf ("Curriculum Support") ohne bereits erbrachte Leistungen einsehen.
  • Am 6. November 2017 wurde das Prüfungsmanagement freigeschaltet. Für Prüfende bedeutete das, dass die Verwaltung von Prüfungsveranstaltungen und -terminen sowie die Noteneingabe in RWTHonline erfolgte. Studierende meldeten sich ab diesem Zeitpunkt in RWTHonline zu ihren Prüfungen an und riefen dort ihre Leistungen und Bescheinigungen zur Prüfungsverwaltung ab. Der Abruf von Statistiken erfolgte weiterhin im Altsystem.

Was waren die besonderen Herausforderungen?

  • Das Grundprodukt CAMPUSonline musste an die Anforderungen der RWTH angepasst werden. Die Anpassungen erfolgten in einem agilen Entwicklungsprozess, bei dem Funktionalitäten und Datenbestände sukzessiv erweitert wurden. Aus diesem Grund fehlten zu Beginn des Pilotbetriebs einige Neuentwicklungen, die erst nach und nach dazukamen. Als Übergangslösung mussten deshalb vorübergehend Workarounds eingerichtet werden.
  • RWTHonline ist im Gegensatz zu den Systemen HIS-POS und CAMPUS, die bis dahin genutzt wurden, ein integriertes Campus-Management-System. Änderungen in einem Bereich hatten von dort an stärkere Auswirkungen auf andere Bereiche als bei den vergleichsweise unabhängigen Altsystemen.
  • Alt- und Neusysteme mussten parallel betrieben werden. Hiermit ging für einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter anderem eine Doppelpflege der Daten in den Systemen einher.

Wie wurde der Pilotbetrieb begleitet?

  • Die Beschäftigten und Studierenden der Pilotstudiengänge wurden durch Schlüsselpersonen ihrer Fakultät begleitet, zum Beispiel mit Hilfe zielgruppenspezifischer Informationsveranstaltungen, Sprechstunden und Schulungen. Sie wurden durch zusätzlich eingestellte Studentische Hilfskräfte unterstützt.
  • Die Schlüsselpersonen der Fakultäten, der Zentralen Hochschulverwaltung, des IT Centers sowie der Studierendenvertretung arbeiteten im regelmäßigen persönlichen Austausch, in Workshops und in wöchentliche Pilot-Jour-Fixes eng zusammen.
  • Der Informationsfluss wurde durch zentrale Informationskanäle ergänzt, wie zum Beispiel Informationsveranstaltungen und verschiedene Medien (RWTHonline-Website, RWTHonline-Dokuportal, PuL-Newsletter, etc.)
  • Zur Optimierung und Analyse des Pilotbetriebes wurden ausführliche Evaluationen durchgeführt.

Welche Vorteile von RWTHonline haben sich im Pilotbetrieb gezeigt?

Bewährt hat/haben sich unter anderem:

  • ein eigener Nutzer-Log-in mit persönlichem Rechteset für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der RWTH
  • eine koordinierte und transparente Funktionsvergabe durch die Funktionsverwaltung
  • eine gemeinsame Datenbasis für alle Nutzerinnen und Nutzer
  • die Verwaltung aller Lehrräume mit Buchungsprofil und Kalender in einem System
  • eine einheitliche und integrierte Prüfungs- und Beurteilungsliste pro Prüfung
  • speziell für die RWTH entwickelte Anmeldeverfahren
  • eine Benutzeroberfläche in Deutsch und Englisch für die Studierenden
  • die Bündelung der Funktionen zur Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen für Studierende im Curriculum Support

Hat der Pilotbetrieb sein Ziel erfüllt?

Es konnten im Pilotbetrieb viele Abläufe im kleineren Rahmen getestet werden. Während der Pilotphase wurden zum Beispiel ausführliche Tests der eigens für die RWTH entwickelten Anmeldeverfahren zu Lehrveranstaltungen durchgeführt und Verbesserungen direkt umgesetzt. Der Pilotbetrieb wurde ebenfalls dazu genutzt, die neue komplexe Struktur der Abbildung der Prüfungsordnungen (PO) in RWTHonline kennenzulernen. Unter anderem mit Hilfe der Rückmeldungen aus den Pilotstudiengängen konnten bereits in dieser Phase die PO-Modellierungen im System verbessert werden.

Ein Punkt, der sich deutlich zeigte, war die an einigen Stellen des Systems nicht ausgereifte Nutzerführung. Hier wurde eine Reihe von Verbesserungen umgesetzt und vermehrt mit zusätzlichen Anleitungen gegengesteuert. Die nachhaltige Steigerung der Benutzerfreundlichkeit ist ein zentrales Thema für die Weiterentwicklung von RWTHonline. Da sie untrennbar mit der Weiterentwicklung der Basissoftware CAMPUSonline zusammenhängt, betrifft sie nicht nur die RWTH und den Anbieter TU Graz, sondern auch alle weitere Hochschulen, die die Software nutzen (die sogenannten Kooperationspartner). Die TU Graz hat aus diesem Grund eine Arbeitsgruppe zur Usability-Optimierung eingerichtet, in der Vertreterinnen und Vertreter einiger Kooperationspartner, zu denen auch die RWTH zählt, das Thema nachhaltig und langfristig voranbringen.

Die Erfahrungen aus der Pilotphase haben dazu geführt, dass eine Optimierung bis zur hochschulweiten Einführung für alle Studierenden herbeigeführt werden konnte. Das Ziel des Pilotbetriebs – nämlich mehr Sicherheit für die hochschulweite Systemeinführung zu gewinnen – wurde damit erreicht.