Zeugnis
Nach dem erfolgreichen Abschluss Ihres Studiums erhalten Sie von uns Ihre Abschlussunterlagen. Alle notwendigen Informationen dazu finden Sie auf dieser Seite.
Wie entsteht Ihr Zeugnis?
Nach dem erfolgreichen Abschluss Ihres Studiums erhalten Sie von uns Ihre Abschlussunterlagen. Nachdem das Ergebnis Ihrer letzten Prüfungsleistung in RWTHonline eingetragen wurde, warten wir eine Woche, ob Sie gegebenenfalls noch Anträge einreichen. Anschließend kontrollieren wir, ob bei Ihnen alle Leistungen korrekt verbucht sind und nehmen gegebenenfalls Korrekturen vor. In einigen Studiengängen gibt es dafür extra sogenannte Sortierungsbögen, in anderen ist eine solche Bereinigung in der Regel nicht notwendig.
Im nächsten Schritt melden wir Sie zum Abschluss an und drucken Ihre Abschlussdokumente. Diese werden per Hauspost an die Dekanin beziehungsweise den Dekan und die beziehungsweise den Prüfungsausschussvorsitzenden Ihres Studiengangs verschickt, damit diese sie unterschreiben. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sobald uns die Dokumente unterschrieben vorliegen, werden diese gesiegelt und digital archiviert. Anschließend informieren wir Sie per E-Mail darüber, dass Sie Ihre Dokumente abholen können.
Die übergreifenden Prüfungsordnungen sehen für diesen Prozess bis zu zwei Monate vor. Meist schaffen wir es aber, dass Sie Ihre Abschlussunterlagen schon eher in den Händen halten können.
Was müssen Sie tun?
Sobald das Ergebnis Ihrer letzten Prüfungsleistung in RWTHonline eingetragen wurde, überprüfen Sie bitte umgehend die folgenden Punkte:
- Sind Ihre Leistungen alle richtig verbucht und werden diese in der Gesamtberechnung berücksichtigt? Das können Sie am besten im Curriculum Support in RWTHonline kontrollieren. Wird Ihnen dort in der obersten Zeile des Baumes in der Spalte „Pos“ ein grünes P angezeigt? Steht in der Spalte „Cre“ die vorgesehene Summe an CP? Ist Ihre Gesamtnote in grüner Farbe zu sehen? Sollten sie eine dieser Fragen mit „Nein“ beantworten, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Ansprechperson bei uns im ZPA.
- Ist der Titel Ihrer Abschlussarbeit korrekt eingetragen? Sollte sich tatsächlich ein Tippfehler eingeschlichen haben, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Ansprechperson im ZPA. Bitte beachten Sie: Eine nachträgliche Änderung des Titels ist nicht mehr möglich.
- Sind Ihre in RWTHonline hinterlegten persönlichen Daten korrekt? Bei der Zeugniserstellung greift das System automatisch auf diese Daten zurück. Wenn diese falsch sind, erscheinen sie auch falsch auf Ihren Abschlussdokumenten. Die Daten müssen zwingend so eingetragen sein, wie sie auch in Ihrem Personalausweis bzw. Pass stehen. Gleichen Sie die Daten bitte genau ab. Kontrollieren Sie insbesondere…
… ob der richtige Geburtsort in der richtigen Schreibweise eingetragen ist.
… ob Ihr Name richtig und vollständig (das heißt alle Vor- und Nachnamen) erfasst ist.
… ob Ihr Geburtsdatum richtig ist - Überprüfen Sie bitte auch, ob Ihre Anschrift noch aktuell ist. Sollten Sie Fehler bei Ihrem Namen, Ihrem Geburtsdatum oder Ihrem Geburtsort feststellen, wenden Sie sich unbedingt direkt an das Studierendensekretariat. Ihre Anschrift können Sie selbstständig in RWTHonline ändern. Wie Sie dies tun, können Sie in der Anleitung nachlesen.
Abholung der Abschlussdokumente
Sobald Ihre Abschlussdokumente abholbereit sind, werden Sie von uns darüber per E-Mail informiert. Diese E-Mail enthält auch alle aktuellen Informationen zu Abholmöglichkeiten und Versand der Zeugnisunterlagen.
Eine persönliche Abholung der Abschlussdokumente ist nur mit Termin möglich. Einen Termin können Sie über unser Termintool buchen. Bitte beachten Sie, dass eine Terminbuchung erst möglich ist, wenn Sie von uns per E-Mail informiert wurden, dass Ihre Abschlussdokumente abholbereit sind.
Die aktuellen Zeiten der Zeugnisausgabe sind:
- Montag: 9 bis 12 Uhr
- Dienstag: 9 bis 12 Uhr
- Mittwoch: 9 bis 12 Uhr und 14 bis 15:30 Uhr
- Freitag: 9 bis 12 Uhr
Bitte kommen Sie pünktlich zu Ihrem Termin und bringen Sie einen Lichtbildausweis zur Identifizierung mit.
Sollten Sie Ihre Abschlussunterlagen nicht persönlich abholen können, können Sie eine andere Person bevollmächtigen. Diese muss dann eine von Ihnen unterschriebene Vollmacht in Papierform, eine Kopie Ihrer BlueCard sowie einen eigenen Lichtbildausweis mitbringen.
Postalischer Versand der Abschlussdokumente
Auf ausdrücklichen Wunsch kann der Versand der Zeugnisunterlagen postalisch erfolgen. Wenden Sie sich dazu bitte per E-Mail an unser Servicebüro. Geben Sie in dieser E-Mail unbedingt Ihre aktuelle Postanschrift an.
Der Postversand erfolgt mit einer Postzustellungsurkunde. Bei der Zustellung hält die Deutsche Post urkundlich fest, wem, wann, wo und unter welchen Umständen das Schriftstück zugestellt wurde. Mehr Informationen über den Versand mit einer Postzustellungsurkunde finden Sie auf der Webseite der Deutschen Post.
Bitte beachten Sie, dass die Haftung für eine erfolgreiche Zustellung der Zeugnisunterlagen an die von Ihnen genannte Adresse bei Ihnen liegt und Sie übernehmen ebenfalls die Haftung für Transportschäden während des Versands und der Zustellung der Unterlagen. Eine erneute Ausstellung der Dokumente in der ursprünglichen Form ist nicht möglich.
Beachten Sie weiterhin, dass eine Zustellung der Zeugnisunterlagen ins Ausland mehr Zeit in Anspruch nehmen kann. Für den Versand ins Ausland benötigt die Poststelle zudem eine Telefonnummer im Zustellungsland. Geben Sie daher die Telefonnummer (bitte keine deutsche Mobilnummer) bei Ihrer Antwort an.
Beglaubigungen
Wir führen im Zentralen Prüfungsamt keine Beglaubigungen von Kopien Ihrer Abschlussdokumente durch. An wen Sie sich dafür wenden können, erfahren Sie auf der Seite Beglaubigungen und Apostille.
Apostille
Eine Apostille bestätigt die Echtheit der auf Ihrem Abschlussdokument geleisteten Unterschriften. Sie kann nur durch eine staatliche deutsche Dienststelle erteilt werden. Diese staatliche Dienststelle ist für die RWTH Aachen die Bezirksregierung Köln.
Wir führen im Zentralen Prüfungsamt die Vorbeglaubigungen für die Apostille auf Originalen der RWTH-Abschlussdokumente durch.
Bitte beachten Sie dabei folgendes: Bei der Bezirksregierung sind nur die Unterschriften bestimmter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Abteilung hinterlegt. Wenden Sie sich daher frühzeitig an uns, um einen individuellen Termin zu vereinbaren. Ihre Ansprechperson ist Frau Nadja Mertens.
Weitere Informationen zur Apostille finden Sie auf der Seite Beglaubigungen und Apostille.
Zweitschrift
Bei Verlust oder Vernichtung Ihrer Abschlussdokumente können Sie bei uns eine Zweitschrift beantragen. Wenden Sie sich dafür bitte an unser Servicebüro.
Die Ausfertigung einer Zweitschrift ist gebührenpflichtig nach § 1 Abs. 1 der Abgabensatzung der RWTH Aachen. Von jedem Dokument kann nur eine Zweitschrift erstellt werden. Außerdem benötigen wir von Ihnen eine Eidesstattliche Versicherung, dass Sie nicht mehr im Besitz der Originaldokumente sind. Diese erhalten Sie von uns als Antwort auf Ihre Anfrage. Je nach Rechercheaufwand nimmt die Erstellung etwa sechs Wochen in Anspruch.
Verifikationen
Unternehmen und andere Hochschulen verlangten oftmals eine Verifikation von Abschlüssen durch die Hochschule, an der der Abschluss erbracht wurde. In der Regel erfolgt die Abwicklung durch darauf spezialisierte Firmen, die sich zunächst mit Ihnen zwecks einer Vollmacht und dann mit uns für die eigentliche Verifikation in Verbindung setzen. In anderen Fällen müssen Sie sich an uns wenden, damit wir beispielsweise einen Notenspiegel direkt an die anfragende Stelle schicken. Auch in diesem Fällen benötigen wir zwingend eine von Ihnen handschriftlich unterschriebene Einverständniserklärung.
Bei allen Fragen rund um dieses Thema nehmen Sie bitte Kontakt zum Servicebüro des Zentralen Prüfungsamts auf.
Wichtige Hinweise für Verifikationsagenturen und andere anfragende Stellen
Für die Verifikation eines Abschlusses oder von Abschlussdokumenten benötigen wir von Ihnen zwingend folgende Unterlagen beziehungsweise Informationen über die ehemalige Studentin oder den ehemaligen Studenten:
- handschriftlich unterschriebene Einverständniserklärung (Deutsch oder Englisch)
- Name sowie gegebenenfalls Geburtsname
- Matrikelnummer
- Studiengang
- Abschlussdatum
- erlangter Titel/akademischer Grad
Zusätzlich helfen uns folgende Unterlagen bzw. Informationen bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage:
- Studiendauer
- Kopien/Scans der Zeugnisdokumente
Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung von Verifikationsanfragen durchaus mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Insbesondere bei länger zurückliegenden Abschlüssen sind häufig umfangreiche Recherchearbeiten notwendig. Bitte sehen Sie daher von Nachfragen innerhalb der ersten drei Wochen ab.
Verifikationsanfragen zu Promotionen und Austauschstudierenden richten Sie bitte an die jeweilige Fakultät.
Verifikationsanfragen zu Studienzeiten, Immatrikulation etc. richten Sie bitte an das Studierendensekretariat.
Verifikationen zu Ihrem Studienverlauf erfolgen durch das Studierendensekretariat.
FAQ
Warum ist in meinen Abschlussunterlagen keine ECTS-Einstufungstabelle enthalten?
Die ECTS-Einstufungstabelle berücksichtigt drei Abschlussjahrgänge. Erst wenn es drei Abschlussjahrgänge eines Studienganges gibt, können wir eine ECTS-Einstufungstabelle erstellen und dem Diploma Supplement beifügen. Bitte fragen Sie bei Ihrer zuständigen Sachbearbeiterin beziehungsweise Ihrem zuständigen Sachbearbeiter nach.
Was muss ich tun, um mir eine Zusatzleistung auf dem Zeugnis eintragen zu lassen?
Wenn Sie ein Zusatzfach auf Ihrem Zeugnis eintragen lassen möchten, das Sie während des Studiums abgelegt haben, müssen Sie spätestens eine Woche nach der Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses der letzten Prüfungsleistung bei Ihrer zuständigen Sachbearbeiterin beziehungsweise Ihrem zuständigen Sachbearbeiter einreichen. Weitere Informationen zu Zusatzfächern finden Sie auf unserer Seite Zusatzleistungen.
Ich habe auf meinem Zeugnis einen Fehler entdeckt. Was muss ich tun?
Das sollte natürlich nicht passieren. Wenden Sie sich bitte zeitnah an Ihre zuständige Sachbearbeiterin beziehungsweise Ihren zuständigen Sachbearbeiter. Diese beziehungsweise dieser wird den Fall prüfen. Wenn eine Korrektur notwendig ist, erhalten Sie selbstverständlich neue Unterlagen. Bitte beachten Sie, dass die Frist für einen Widerspruch zur Gesamtnotenberechnung einen Monat nach Erhalt des Zeugnisses beträgt.
Muss ich mich für das nächste Semester zurückmelden, um mein Zeugnis zu erhalten?
Nein, Sie müssen nicht eingeschrieben sein, um Ihre Abschlussdokumente ausgehändigt zu bekommen. Selbst wenn Sie Ihre letzte Prüfungsleistung erst kurz vor Ende eines Semesters erbringen und die Eintragung des Ergebnisses mit hoher Wahrscheinlich erst im Folgesemester erfolgen wird, brauchen Sie sich nicht zurückzumelden. Entscheidend ist, dass Sie zum Zeitpunkt des Prüfungstermins beziehungsweise der Abgabe (bei Abschlussarbeiten) immatrikuliert sind.