Projekte im Student Lifecycle Management

Ziel: Der bisher papierbasierte Prozess zur Aufbewahrung der Dokumente der Prüfungsausschüsse soll digitalisiert werden. Den Prüfungsausschüssen möglichst aller Studiengänge an der RWTH Aachen soll so eine Möglichkeit zur digitalen revisionssicheren Aufbewahrung aller archivwürdigen Dokumente angeboten werden. Überdies soll durch eine digitale Workflow-Unterstützung die Weiterverarbeitung in der Zentralen Hochschulverwaltung unterstützt werden. Das bereits in Verwendung befindliche Dokumentenmanagementsystem d.3 soll als zentrale Instanz genutzt und die Nutzung ausgebaut werden.

Beteiligte: Zur Realisierung des Ziels findet ein enger Austausch mit Vertretenden aus der Abteilung 5.4 Web-Anwendungen, sowie 1.3 Zentrales Prüfungsamt und den Fakultäten statt.

Zeitumfang: Die Analysephase begann Anfang 2022. Im Laufe des Jahres 2022 fanden Gespräche mit potentiellen Pilotbeteiligten von Seiten der Fakultäten statt. Derzeit befindet sich das Projekt in der Umsetzungsphase. Der Pilotbetrieb ist im Frühjahr 2023 geplant.

Projektfortschritt: Im Rahmen der Analysephase konnten bereits die Bedarfe aller Beteiligter aufgenommen werden. In Abstimmung mit Vertreterinnen und Vertretern aller Mitwirkender wurden Tests positiv durchgeführt. In der laufenden Umsetzungsphase werden letzte Überlegungen zur Berechtigungsstruktur und der technischen Einstellungen im Dokumentenmanagementsystem besprochen und umgesetzt.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Stephanie Schweitzer

Ziel: Das Nutzerkonto Bund soll der einfacheren datenschutzkonformen Authentifizierung für Bürgerinnen und Bürger dienen. Ziel des Projektes ist die Anbindung des NutzerkontoBund an RWTHonline. Dies kann im Rahmen der Abwicklung der Bewerbendenverfahren genutzt werden. Nach der Realisierung des Projektes steht den Bewerbenden dann zur Authentifizierung nicht mehr nur der herkömmliche Weg zur Verfügung, sondern auch ein digitalisierter.

Beteiligte: Zur Realisierung des Projektes steht die Abteilung 1.2 in engem Austausch mit dem Dezernat 9.0 – Recht, dem IDM sowie hochschulübergreifender Stellen, wie dem Bundesministerium für Inneres und Heimat.     

Zeitumfang: Die Analysephase begann im Dezember 2022. Der Abschluss der Analysephase ist unter anderem auch von hochschulexternen Beteiligten abhängig.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Torsten Dickmeis

Ziel: Im Rahmen der Analysephase zum Projekt ePayment möchten wir die Schaffung einer Möglichkeit zur elektronischen Zahlung der Studierendenbeiträge eruieren. Mit der Umsetzung einer solchen elektronischen Zahlung können die Einschreibeverfahren und auch die Rückmeldung für die Studierenden beschleunigt werden.

Beteiligte: Zur Realisierung des Projektes steht die Abteilung 1.2 in engem Austausch mit der Finanzbuchhaltung an der Hochschule und auch hochschulübergreifenden Beteiligten.

Zeitumfang: Die Analysephase begann im Dezember 2022. Der Abschluss der Analysephase ist unter anderem auch von hochschulexternen Beteiligten abhängig.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Torsten Dickmeis

Ziel: Der bisher papierbasierte Prozess zur Abgabe von Abschlussarbeiten soll für alle Studiengänge der RWTH Aachen digitalisiert werden.

Beteiligte: Die Arbeitsgruppe setzt sich zusammen aus Studierenden, Vertreterinnen und Vertretern der Fakultäten und Mitarbeitenden aus der Zentralen Hochschulverwaltung. Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus dem IT Center der RWTH Aachen wurde die technische Umsetzung besprochen und realisiert.

Zeitumfang: Start der Analysephase war im Frühjahr 2021. Nach umfangreichen Tests wurde die Applikation „Abgabe Abschlussarbeiten“ am 24. August 2022 in den Pilotbetrieb übernommen. Der Regelbetrieb ist ab dem Wintersemester 2023/24 geplant.

Projektfortschritt: Erstmals konnte das IT Center eine lokale Applikation in RWTHonline programmieren und erfolgreich in Betrieb nehmen. Am Pilotbetrieb beteiligt sind momentan der Bachelor Biologie sowie Bachelor Angewandte und Molekulare Biotechnologie, der Bachelor Betriebswirtschaftslehre sowie der Bachelor Logopädie und Master Lehr- und Forschungslogopädie.

Derzeit können im Pilotbetrieb bereits folgende Schritte unternommen werden:  

• Hochladen der Abschlussarbeiten durch die Studierenden inklusive einer Back-up Version
• Ansehen und Herunterladen der Abschlussarbeiten durch die Mitarbeitenden im Zentralen Prüfungsamt zur formalen Prüfung
• Ansehen und Herunterladen durch die Prüfenden und Betreuenden zur Begutachtung der Arbeiten

Darüber hinaus sind im Pilotbetrieb noch weitere Schritte geplant:

• Benachrichtigungssystem, welches Quittierungen für Studierende, Informationen für Prüfende sowie für die Sachbearbeitung im Zentralen Prüfungsamt beinhaltet
• Prozessunterstützung durch Mitarbeitende beim zuständigen Prüfungsausschuss beziehungsweise bei den Lehrstühlen
• Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem zur revisionssicheren Archivierung
• Hochladen der Gutachten sowie optionaler Korrekturexemplare durch Prüfende

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Stephanie Schweitzer

Ziel: Bewerbenden, Studierenden und auch Prüfenden soll die Möglichkeit gegeben werden Standardanträge digital an den Prüfungsausschuss oder die zuständige Einheit aus der Zentralen Hochschulverwaltung zu stellen. Die Bearbeitung und Bescheidung der Anträge sollen digital unterstützt werden. Eine mögliche digitale Zustellung der Bescheide wird ebenfalls innerhalb der Projektlaufzeit geprüft. Mit einer Verbindung zum Dokumentenmanagementsystem d.3 soll der gesamte Workflow von der Antragsstellung, der Zustellung und schließlich der Weiterverarbeitung im Zentralen Prüfungsamt oder dem Studierendensekretariat digital unterstützt werden.

Beteiligte: Zur Erreichung dieser umfangreichen Zielsetzung wurde im Frühjahr 2022 eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen. Diese setzt sich zusammen aus Vertreterinnen und Vertretern der Fakultäten, der zentralen Hochschulverwaltung, des ITC und aus der Studierendenschaft.

Zeitumfang: Start der Analysephase war im Frühjahr 2022. Im Laufe des Jahres 2023 soll sich nach der technischen Realisierung einer Basisversion ein Pilotbetrieb anschließen.

Projektfortschritt: Derzeit befindet sich das Projekt in der Analysephase. Ziel dieser ersten Projektphase ist die Aufzeichnung eines möglichen Standardprozesses, sowie die Kategorisierung der Antragsarten. Überdies soll zusammen mit der Sammlung der Bedarfe eine digitale Unterstützung des Prozesses die Grundlage zur technischen Realisierung bilden.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Stephanie Schweitzer

Ziel: Ziel des Projekts ist es, die Prüfungsorganisation für Incoming-Studierende, die im Rahmen verschiedener Programme an die RWTH Aachen kommen, von der Prüfungsanmeldung über Bewertung und Verbuchung bis zur Erstellung einer aussagekräftigen Leistungsübersicht in RWTHonline zu ermöglichen. Die Abläufe sollen für Studierende verschiedener Programme wie auch Mitarbeitende der Fakultäten möglichst vereinheitlicht und vor allem vereinfacht werden.

Beteiligte: Im Rahmen des Projekts wurde eine Arbeitsgemeinschaft mit Teilnehmenden aus allen beteiligten Gruppen und Abteilungen gegründet.

Zeitumfang: Start der Analysephase war im Frühjahr 2022. Im Laufe des ersten Quartals 2023 soll das Projekt in die Umsetzungsphase übergehen. Der Regelbetrieb ist frühestens für das Wintersemester 2023/24 geplant.

Projektfortschritt: Im Rahmen dieser Arbeitsgemeinschaft sind bereits der Ist-Zustand und -Prozess sowie grundsätzliche Anforderungen an Leistungsnachweise für die Studierenden behandelt worden. Auf dieser Basis ist weiter sondiert worden, wie das Projektziel erreicht werden kann. Ergebnis sind verschiedene mögliche Wege mit unterschiedlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen sowie Auswirkungen für die beteiligten Gruppen. Aktuell werden sowohl technische Fragen und Voraussetzungen geklärt als auch mögliche Auswirkungen und Soll-Prozesse sondiert und dokumentiert. Die Ergebnisse dieser Tätigkeiten werden die Basis für eine Entscheidung der Arbeitsgemeinschaft darüber bereiten, welcher Weg zur Umsetzung des Projektziels der für alle Beteiligten geeignete ist. Folgen wird die Umsetzungsphase des Projekts.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Sascha Tuchardt

Ziel: Die Modulverwaltung ist eine der relevantesten und gängigsten Aufgaben des Studiengangmanagements, mit der alle beteiligten Mitarbeitenden sehr vertraut sind. Dennoch ist die Umsetzung im Alltag von äußerster Komplexität geprägt, da sowohl die Quantität der Moduländerungen als auch die fehlenden Prozessabläufe bislang nicht hochschulweit thematisiert wurden. Ein primäres Ziel ist es, Ist-Prozesse in der Modulverwaltung zu dokumentieren und anschließend zu harmonisieren. Auf dieser Basis kann ein weiteres Ziel der AG angegangen werden: die Reduktion der Komplexität, insbesondere auch der Quantität der Moduländerungen. Durch Prozessanalyse und hochschulweite Absprachen möchten wir vor allem auch die Kommunikation zwischen den Fakultäten und dem Modellierungsteam vereinfachen und vereinheitlichen. Die Ergebnisse der ersten beiden Ziele sollen in den letzten Bearbeitungsschritt eingearbeitet werden: für die Modulverwaltung wird eine digitale Lösung gesucht, welche die Kommunikation zwischen allen Beteiligten vereinfacht und eine Historisierung von Moduländerungen ermöglicht.

Beteiligte: Zum Bearbeiten der Fragestellungen wurde die AG Modulverwaltung gegründet. In dieser AG sitzen Mitarbeitende aus allen Fakultäten, der zentralen Hochschulverwaltung, dem IT-Center, dem Prozessmanagementteam und themenspezifische Gäste.

Zeitumfang: Die Bearbeitung des Projekts hat im Sommer 2022 gestartet. Für 2023 stehen zeitintensive Bearbeitungsphasen an, in denen Prozesse und Digitalisierung vorangebracht und die Struktur und Optimierungspotentiale einzelner Beteiligter fokussiert werden. Zu Beginn des Jahres 2024 kann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen werden.

Projektfortschritt: Das Projekt befindet sich derzeit in der Analysephase. In Bezug auf die Dokumentation von Ist-Prozessen wird aktuell ein erster Prozessentwurf überarbeitet. Zur Digitalisierung der Modulverwaltung wurde eine grobe Bedarfsanalyse erstellt, welche im Anschluss mit dem IT-Center besprochen werden kann.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Pauline Kempen

Ziel: Der bisher papierbasierte Prozess zur Anmeldung von Abschlussarbeiten soll durch eine Digitalisierung abgelöst werden.

Beteiligte: Zur Realisierung des Ziels wurde eine Arbeitsgruppe gebildet, die sich aus Vertreterinnen und Vertretern der Studierenden, der Fakultäten sowie der Zentralen Hochschulverwaltung zusammensetzt.

Zeitumfang: Start der Analysephase war im Herbst 2022. Im Laufe des Jahres 2023 soll sich nach der technischen Realisierung des Prozesses und der Bedarfe ein Pilotbetrieb anschließen.

Projektfortschritt: Derzeit befindet sich das Projekt in der Analysephase. Gemeinsam mit der Arbeitsgruppe sollen die Bedarfe erhoben werden. Darüber hinaus soll ein möglichst harmonisierter Prozess für alle Studiengänge der RWTH Aachen generiert werden. Eine Realisierung der Digitalisierung des Prozesses soll gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus dem IT Center umgesetzt werden.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Stephanie Schweitzer

Ziel: Im Projekt zum Zugang der externen Gruppen zu den Lehr- und Lernangeboten der RWTH Aachen soll für möglichst alle Personengruppen, die an Lehr- und Prüfungsveranstaltungen der RWTH Aachen partizipieren möchten, ein Zugang zu unseren primären Lehr- und Lernsystemen eingerichtet werden. Hierdurch kann die Teilhabe an den Lehr- und Prüfungsveranstaltungen sowie deren Planung und Verwaltung vereinfacht werden. Die Prüfungsverwaltung sowie das Bescheinigungswesen können harmonisiert werden. Bislang haben wir als relevante Personengruppen Schülerinnen und Schüler im Rahmen der Hochbegabtenförderung sowie virtuelle Kooperations-Studierende identifiziert.

Beteiligte: Zur Realisierung des Ziels findet ein enger Austausch mit Vertreterinnen und Vertretern aus den Fakultäten sowie Mitarbeitenden aus der Zentralen Hochschulverwaltung und dem ITC statt.

Zeitumfang: Die Analysephase des Projektes begann im Herbst 2021. Derzeit befindet sich das Projekt in der Umsetzungsphase. Im Laufe des Jahres 2023 wird das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein.

Projektfortschritt: In der laufenden Umsetzungsphase konnten wir bereits ein vereinfachtes Verfahren zum Zugang zu RWTH Moodle über ein Coupon-Verfahren realisieren. Zur Integration der Schülerinnen und Schüler im Rahmen der Hochbegabtenförderung und der virtuellen Kooperations-Studierenden in das Campusmanagementsystem fehlte es zum einen teilweise an gesetzlichen Grundlagen und zum anderen an der technischen Möglichkeit, diese außerhalb der regulären Einschreibung in RWTHonline aufzunehmen. Es konnten Schritte zur Realisierung der erforderlichen gesetzlichen Grundlage im Jahr 2022 umgesetzt werden. Im nächsten Projektschritt wird die Schaffung der technischen Aufnahme der Personengruppen in RWTHonline forciert.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an Stephanie Schweitzer