Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d)

Verwaltungsangestellte/r zur Unterstützung für das Sekretariat (w/m/d)

Anbieter

Lehrstuhl und Institut für Technische Verbrennung

Unser Profil

Wir betreiben Forschung auf den Gebieten der turbulenten Verbrennung und deren Anwendungen in Motoren, Gasturbinen und Brennkammern, Reaktionskinetik, Turbulenztheorie, Mehrphasenströmungen und der Elektrochemie mit Anwendungen auf Brennstoffzellen. Am Institut werden Dieselmotoren betrieben und Messungen an verschiedenen Strömungsreaktoren, Hochdruck-Verbrennungskammern und offenen Flammen durchgeführt. Neben der Forschung betreibt unser Institut ein eigenes Zeichenbüro, eine eigene Elektrowerkstatt sowie eine mechanische Werkstatt. Unsere Verwaltung besteht aus einem kleinen Team
zwischen Buchhaltung und Sekretariat, für das wir nun Unterstützung benötigen. 

Ihr Profil

Voraussetzung ist eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation. Sie sind ein/e motivierte/r Person und an effizienter Organisation kaufmännischer Prozesse interessierte/r Bewerber/in.

Sie verfügen über Erfahrungen und Kompetenzen auf folgenden Gebieten:
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Bereitschaft, diese als kommunikative Stärke in einem international geprägten Umfeld einzubringen
- sicherer Umgang mit den gängigen, aktuellen MS-Office Programmen zur Abwicklung aller in unserer Verwaltung anfallenden administrativen Aufgaben
- eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
- Flexibilität und Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit
- sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der selbständigen Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben mit
ausgeprägtem Organisationstalent
- Kreativität und ein hohes Maß an Engagement und Eigeninitiative
- idealerweise Erfahrungen auf dem Gebiet des Landeskostenreisegesetztes NRW
- für Fortbildungsangebote im Rahmen Ihrer Aufgaben sind Sie offen 

Wünschenswert sind Berufserfahrung im universitären Bereich sowie Kenntnisse der Organisation und Struktur einer Hochschule, sowie Erfahrungen mit dem Landeskostenreisegesetz NRW. 

Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst:
- schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost des Lehrstuhls
- telefonische und persönliche Auskünfte, insbesondere an Studierende während der Öffnungszeiten des Geschäftszimmers
- Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Termin- und Raumkoordinationen
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten
- Vervielfältigung und Ausgabe von Vorlesungsmaterial
- Durchführung von allgemeinen Beschaffungen gem. den geltenden Richtlinien
- Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Datenbanken zu statistischen Zwecken
- Aktenführung, Datenablage und Archivierungen
- Erledigung und Verwaltung abteilungsinterner Aufgaben und Prozesse
- Bewirtungen
- Unterstützung und Urlaubsvertretung der Buchhaltung in allen weiteren anfallenden Aufgaben 

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet für die Dauer einer Mutterschutzfrist und einer sich daran anschließenden Elternzeit (ca. 2 Jahre).
Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Unsere Arbeitszeiten sind täglich von 07.30 - 16.00 Uhr
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.