Häufig gestellte Fragen zum Erasmus+ Studienaufenthalt

 

Vor dem Erasmus+ Studienaufenthalt

Wo und wie erfolgt die Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz und um das Erasmus-Stipendium?

Sie bewerben sich um einen Erasmus-Studienplatz und gleichzeitig um das Erasmus-Stipendium bei der Auslandskoordinationsstelle Ihrer Fakultät/Fachgruppe. Die Erasmus-Koordinatorin beziehungsweise der Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät/Fachgruppe legt die Bewerbungsmodalitäten und die Bewerbungsdeadline fest. Sollte Ihre Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz erfolgreich gewesen sein, erhalten Sie vom Erasmus Outgoing Student Support des International Office zu einem späteren Zeitpunkt weitere Informationen bezüglich des Erasmus-Stipendiums.

Darf BAföG parallel zum Erasmus-Stipendium bezogen werden?

BAföG-berechtigte Studierende können auch für den Erasmus-Aufenthalt BAföG in Anspruch nehmen. Ausführliche Informationen zu Bafög-Leistungen im Ausland sind hier hinterlegt.

Dürfen andere Stipendien parallel zum Erasmus-Stipendium bezogen werden?

Sollten Sie ein anderes Stipendium der EU beziehen oder ein DAAD-Stipendium erhalten, können Sie nicht durch Erasmus gefördert werden. Alle anderen Stipendien sind mit einem Erasmus-Stipendium kompatibel. Bitte informieren Sie sich, ob Ihr anderer Stipendiengeber Kürzungen vornimmt.

Was ist bei der Meldung und Einschreibung an der Partnerhochschule zu beachten?

Die Erasmus-Koordinatorin beziehungsweise der Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät beziehungsweise Fachgruppe hat Sie nach Ihrer erfolgreichen Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz an der entsprechenden Partnerhochschule nominiert.

In der Folge müssen Sie sich jedoch selbst um die Einschreibung beziehungsweise Registrierung an der Partnerhochschule kümmern. Die Nominierung seitens der RWTH reicht nicht aus, da jede Partnerhochschule zusätzlich ein eigenes Einschreibeverfahren für Erasmus-Studierende hat. Manche Partner wünschen eine Onlineanmeldung und respektive oder ergänzende Unterlagen durch die nominierten Studierenden. Die Partnerhochschulen melden sich ein paar Monate vor Beginn Ihres Studienaufenthalts mit genaueren Informationen zur Einschreibung beziehungsweise Registrierung. Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie die Einschreibefristen der Partner für das Erasmus-Programm einhalten.

Die Partnerhochschule meldet sich nicht. Wie kann der Status der Nominierung in Erfahrung gebracht werden?

Nach der erfolgreichen Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz nominiert Sie die Erasmus-Koordinatorin beziehungsweise der Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät beziehungsweise Fachgruppe an der Partnerhochschule. Sollten Sie bis Mitte Mai (Ihr Studienaufenthalt beginnt im Wintersemester) beziehungsweise Anfang Oktober (Ihr Studienaufenthalt beginnt im Sommersemester) nicht automatisch Informationen von der Partnerhochschule zum Einschreibeverfahren erhalten haben, wenden Sie sich bitte an das International Office Ihrer Gasthochschule, um den aktuellen Stand Ihrer Nominierung in Erfahrung zu bringen.

Erst wenn Sie eine offizielle Bestätigung der Partnerhochschule erhalten haben, können Sie sicher sein, dass der Austausch zustande kommt. Bitte buchen Sie erst dann Ihre Reise oder kündigen Ihre Wohnung.

Sind an der Partnerhochschule Studiengebühren zu entrichten?

Im Erasmus-Vertrag zwischen der RWTH Aachen und Ihrer Partnerhochschule wurde vereinbart, dass keine Studiengebühren an der Partnerhochschule für Ihren Erasmus+ Studienaufenthalt zu entrichten sind. Erasmus-Studierende müssen lediglich Einschreibegebühren oder Sozialgebühren zahlen.

Welche Bescheinigungen stellt das International Office der RWTH Aachen aus?

Der Erasmus Outgoing Student Support des International Office stellt auf Anfrage folgende Bescheinigungen aus für:

  • Beantragung des Auslands-BAföGs
  • Beantragung eines Visums
  • Partnerhochschulen oder ausländische Behörden (zum Beispiel Antrag auf Wohngeld in Frankreich)
  • Sprachnachweis nach Vorlage des Abiturzeugnisses, in dem das Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen angegeben ist

Weitere Bescheinigungen werden auf Anfrage erstellt, allerdings keine Bescheinigung, bei der die Unterschrift des Lehrkörpers verlangt wird.

Bitte teilen Sie per mit, für welche Stelle beziehungsweise Institution Sie eine Bescheinigung benötigen und welche Inhalte verlangt werden. Wir stellen die gewünschte Bescheinigung aus, die Sie zwei Tage später im International Office in der Sprechstunde abholen können.

Wo können Informationen zum Visum eingeholt werden?

Bitte erkundigen Sie sich rechtzeitig vor Ihrem geplanten Auslandsaufenthalt, ob Sie für das Gastland ein Visum benötigen. Weitere Informationen finden Sie bei Konsulaten und Botschaften, beim Auswärtigen Amt sowie beim DAAD.

Welche Vorteile bietet eine Beurlaubung?

Verbindliche Informationen zum Thema Beurlaubung finden Sie auf den Webseiten des Studierendensekretariats.

Eine offizielle Beurlaubung während des Auslandsaufenthaltes bringt folgende Vorteile:

  • Während einer offiziellen Beurlaubung wegen eines Erasmus+-Aufenthaltes werden die Fachsemester nicht weiter gezählt
  • Es ist möglich, im beurlaubten Semester Prüfungen an der RWTH Aachen abzulegen

Wie erfolgt die Erstattung des Mobilitätsbeitrags?

Mit oder ohne Beurlaubung ist eine Erstattung des sogenannten Mobilitätsbeitrags möglich. Das Antragsformular ist beim AStA erhältlich. Bitte informieren Sie sich über die Fristen für die Abgabe dieses Antrags.

Wie steht es um den Versicherungsschutz?

Mit einem Erasmus+ Stipendium ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Die EU-Kommission, der DAAD oder die RWTH Aachen haften nicht für Schäden für die Dauer der Programmteilnahme. Die Studierenden haben selbst für die Dauer des Auslandsaufenthaltes für ausreichenden Versicherungsschutz Sorge zu tragen.

Ihre nationale Krankenversicherung bietet mit der Europäischen Krankenversicherungskarte im Allgemeinen auch für den Aufenthalt in einem anderen EU-Land einen Grundversicherungsschutz. Die Abdeckung durch die Europäische Krankenversicherungskarte oder eine private Versicherung ist jedoch möglicherweise unzureichend, insbesondere, wenn ein Rücktransport oder besondere medizinische Eingriffe vonnöten sind. Für solche Fälle kann eine ergänzende private Versicherung sinnvoll sein.

Es besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten an der Gruppenversicherung des DAAD teilzunehmen. Kranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherung sind inbegriffen. Nähere Auskunft erteilt die Versicherungsstelle des DAAD.

Welche Verpflichtung besteht gegenüber dem Einwohnermeldeamt?

Laut Landesmeldegesetz besteht die Verpflichtung, bei einem Auslandsaufenthalt, der mehr als drei Monate beträgt, eine Abmeldung beim Einwohnermeldeamt vorzunehmen. Dies gilt auch, wenn der Mietvertrag in Aachen aufrecht erhalten bleibt. Die Missachtung dieser Abmeldevorschrift des Einwohnermeldeamtes kann ein Verwarngeld zur Folge haben.

Nähere Infos finden Sie auf der Website der Stadt Aachen.

Welche Pflichten sind mit dem Erasmus-Stipendium verbunden?

Vor, während und nach Ihrem Erasmus-Studienaufenthalt sind Pflichten zu erfüllen, die mit dem Erasmus-Stipendium verbunden sind. Das korrekte und fristgerechte Erfüllen dieser Pflichten ist Voraussetzung für den Erhalt und Behalt des Erasmus-Stipendiums. Im Downloadbereich dieser Webseite finden Sie eine Checkliste der Erasmus-Pflichten. Diese Übersicht bezieht sich auf das aktuelle akademische Jahr und enthält Informationen darüber, wie, wo und bis wann die jeweilige Pflicht zu erfüllen ist. Nach erfolgreicher Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz erhalten Sie spätestens im Juni vom Erasmus Outgoing Student Support eine solche Checkliste für Ihren Erasmus-Studienaufenthalt.

Wo sind FAQ zum Learning Agreement hinterlegt?

FAQ zum Learning Agreement finden Sie in der Handreichung zum Learning Agreement, die Ihnen nach erfolgreicher Bewerbung um einen Erasmus-Studienplatz vom Erasmus Outgoing Student Support des International Office gesendet wird.

Wie viele ECTS sind für den Studienaufenthalt mindestens zu planen?

Die EU-Kommission empfiehlt, Kurse, Module et cetera im Umfang von mindestens 30 ECTS für den Erasmus-Studienaufenthalt zu planen.

Erasmus-Studierende der RWTH sind verpflichtet, an der Partnerhochschule mindestens 15 ECTS pro gefördertem Semester zu erlangen und mit dem Transcript of Records der Partnerhochschule nach Aufenthaltsende nachzuweisen.

Auf einem Dokument der Partnerhochschule werden die Unterschriften des Departmental Coordinator und des Institutional Coordinator gefordert. Wer ist damit gemeint?

Beim Departmental Coordinator handelt es sich um die Erasmus-Koordinatorin beziehungsweise den Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät/Fachgruppe. Als Institutional Coordinator der RWTH unterschreibt Frau Adriane Sehlinger. Ihre Unterschrift können Sie beim Erasmus Outgoing Student Support anfordern.

 

Während des Erasmus+ Studienaufenthalts

Können Sprachkursgebühren übernommen werden?

Sprachkursgebühren, die im Rahmen der Teilnahme am Erasmus-Programm anfallen, werden nicht übernommen. Erasmus Outgoing-Studierende erhalten das Angebot, einen Online-Sprachkurs im Rahmen des Online Linguistic Support durchzuführen. Eine Förderung von Sprachkursen erfolgt indirekt und muss vor Beginn des Auslandsaufenthalts geklärt werden. Wenn sich der Aufenthaltszeitraum durch einen vorgeschalteten Sprachkurs nach vorne verlängert, kann der verlängerte Zeitraum mittels des Erasmus-Stipendiums gefördert werden.

Wie ist vorzugehen, wenn abzusehen ist, dass die festgelegte Mindestanzahl von 15 ECTS pro Studiensemester beziehungsweise von 30 ECTS bei einem zweisemestrigen Studienaufenthalt nicht erreicht wird?

Sobald abzusehen ist, dass Sie die festgelegte Mindestanzahl an ECTS nicht erreichen, benachrichtigen Sie die Erasmus-Koordinatorin oder den Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät beziehungsweise Fachgruppe. Mit einem Schreiben, in dem Sie begründen, warum Sie die Mindestanzahl an ECTS nicht erreichen konnten, können Sie um eine Sondergenehmigung bitten. Dem Schreiben ist ein Nachweis beizulegen, zum Beispiel ein ärztliches Attest. Sondergenehmigungen werden nur in begründeten Ausnahmefällen erteilt.

Wenn Sie eine Sondergenehmigung erhalten, unterschreibt Ihre Erasmus-Fachkoordinatorin oder Ihr Erasmus-Fachkoordinator Ihr Schreiben. Die unterschriebene Erklärung ist dann zusammen mit einem Scan des Transcript of Records der Partnerhochschule per E-Mail an den zu senden.

Sollten Sie keine Sondergenehmigung erhalten, teilt die zuständige Erasmus-Fachkoordinatorin beziehungsweise -Fachkoordinator dem Erasmus Outgoing Student Support mit, wie viele Fördermonate sie oder er den erlangten ECTS zuordnet. Das Erasmus-Stipendium wird entsprechend anteilig zurückgefordert.

Sollten Sie überhaupt keine ECTS während Ihres Erasmus-Studienauslandsaufenthalts erbracht haben, ist das Stipendium in jedem Fall komplett zurückzuzahlen (0 ECTS = 0 Euro).

Wie ist bei einer Verkürzung des Erasmus+ Studienaufenthalts vorzugehen?

Lassen Sie sich am Ende Ihres verkürzten Aufenthalts ganz normal die Confirmation of stay abroad (Aufenthaltsbestätigung) ausstellen. Auf diesem Dokument bestätigt Ihre Gasthochschule den Zeitraum, den Sie für akademische Zwecke an dieser Einrichtung anwesend waren. Die Confirmation of stay abroad senden Sie als Scan nach Ihrer Rückkehr dem des International Office. In der Folge wird der Stipendienbetrag berechnet, der aufgrund der Verkürzung zurückgezahlt werden muss, und Ihnen mitgeteilt.

Unter welchen Bedingungen kann ein Erasmus+ Studienaufenthalt verlängert werden?

  • Der verlängerte Zeitraum schließt sich unmittelbar an den laufenden Aufenthalt an.
  • Eine Verlängerung darf nicht die Überschreitung einer Aufenthaltsdauer von 12 Monaten zur Folge haben.
  • Die Erasmus-Koordinatorin beziehungsweise der Erasmus-Koordinator der hiesigen Fakultät beziehungsweise Fachgruppe sowie die Partnerhochschule müssen der Verlängerung zugestimmt haben.

Informationen zur Beantragung einer Verlängerung sind in der Handreichung zum Learning Agreement zu finden.

 

Nach dem Erasmus+ Studienaufenthalt

Was ist bei der Ausstellung der Confirmation of stay abroad (Aufenthaltsbestätigung) zu beachten?

Lassen Sie sich die Confirmation of stay abroad unbedingt direkt vor Ort im International Office der Gasthochschule am Ende Ihres Studienauslandsaufenthalts ausstellen. Erfahrungsgemäß kommt es zu Problemen und erheblichen zeitlichen Verzögerungen, wenn Sie die Confirmation of stay abroad nach Ihrer Rückkehr in Deutschland bei der Partnerhochschule anfordern.

Wann wird die Aufforderung zum Ausfüllen des EU-Survey-Onlinefragebogens versandt?

Der Zeitpunkt, zu dem Sie die automatische Aufforderung zum Ausfüllen des Online-Fragebogens erhalten, richtet sich nach dem von Ihnen angegebenen geplanten Enddatum Ihrer Mobilität (siehe Grant Agreement). Der Absender der Aufforderung lautet: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu.

Wie ist vorzugehen, wenn sich der abschließende OLS-Sprachtest nicht starten lässt?

Wenn Sie den abschließenden OLS-Sprachtest nicht starten können und die Meldung „license expired“ oder „Sitzung ist abgelaufen“ erscheint, setzten Sie bitte Ihr Mobilitätsende auf den aktuellen Monat und speichern Sie die Eingabe. Danach sollte es möglich sein, den OLS-Sprachtest zu absolvieren.

Um was für ein Dokument handelt es sich beim Anerkennungsbescheid?

Der Anerkennungsbescheid ist das Dokument, das Sie vom Prüfungsausschuss Ihrer hiesigen Fakultät/Fachgruppe erhalten, wenn Sie dort das Transcript of Records der Partnerhochschule im Original und Ihr Learning Agreement für den Anerkennungsprozess einreichen. Er listet die durch die RWTH anerkannten Leistungen auf, die Sie an der Partnerhochschule erbracht haben und muss von Ihnen beim als Scan eingereicht werden.

Wie ist vorzugehen, wenn die festgelegte Mindestanzahl von 15 ECTS pro Studiensemester beziehungsweise von 30 ECTS bei einem zweisemestrigen Studienaufenthalt nicht erreicht wurde?

Haben Sie die festgelegte Mindestanzahl an ECTS nicht erlangt, nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit der Erasmus-Koordinatorin oder dem Erasmus-Koordinator Ihrer Fakultät oder Ihrer Fachgruppe auf. Mit einem Schreiben, in dem Sie begründen, warum Sie die Mindestanzahl an ECTS nicht erreichen konnten, können Sie um eine Sondergenehmigung bitten. Dem Schreiben ist ein Nachweis beizulegen, zum Beispiel ein ärztliches Attest. Sondergenehmigungen werden nur in begründeten Ausnahmefällen erteilt.

Wenn Sie eine Sondergenehmigung erhalten, unterschreibt Ihre Erasmus-Fachkoordinatorin oder Ihr Erasmus-Fachkoordinator Ihr Schreiben. Die unterschriebene Erklärung ist dann zusammen mit einem Scan des Transcript of Records der Partnerhochschule per E-Mail an den zu senden.

Sollten Sie keine Sondergenehmigung erhalten, teilt die Erasmus-Fachkoordinatorin oder der -Fachkoordinator dem Erasmus Outgoing Student Support mit, wie viele Fördermonate sie oder er den erlangten ECTS zuordnet. Das Erasmus-Stipendium wird entsprechend anteilig zurückgefordert.

Sollten Sie überhaupt keine ECTS während Ihres Erasmus-Studienauslandsaufenthalts erbracht haben, ist das Stipendium in jedem Fall komplett zurückzuzahlen (0 ECTS = 0 Euro).

Wie wird verfahren, wenn die festgelegte ECTS-Mindestanzahl an der Partnerhochschule nicht erreicht wurde, aber an der RWTH ECTS in Höhe der Mindestanzahl anerkannt werden?

An der Partnerhochschule sind mindestens 15 ECTS in einem Semester zu erlangen und mit dem Transcript of Records der Partnerhochschule nach Aufenthaltsende nachzuweisen. Alternativ ist nachzuweisen, dass mindestens 15 ECTS pro an der Partnerhochschule absolviertem Semester an der RWTH anerkannt wurden. Es ist demnach legitim, wenn Sie beispielsweise 13 ECTS pro Semester an der Partnerhochschule erreichen, aber vorweisen können, dass Ihnen hier 15 ECTS pro Semester anerkannt werden.