Hinweise rund um das VMS-Fachverfahren
Durchführung von Vergabeverfahren
Einzelnen Schritte eines Vergabeverfahren, wie zum Beispiel die Abgabe von Angeboten, Teilnahmeanträge oder Interessensbestätigungen und so weiter sollen im Regelfall elektronisch unterstützt oder durchgeführt werden. Die RWTH Aachen führt grundsätzlich alle Vergabeverfahren im Bereich der Lieferung und Leistung ab 25.000 Euro (netto) mit Hilfe einer elektronischen Plattform durch.
Das bedeutet, dass ab dieser Wertgrenze grundsätzlich nur noch elektronische Angebote zulässig sind. Eine Ausnahmen ist zulässig, wenn nur ein Bieter in Frage kommt.
Auftraggeber und Auftragnehmer (Unternehmen) kommunizieren von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung, aber auch beim Versand und Empfang von Absageschreiben nur noch elektronisch. Das heißt für Sie als Bewerber oder Bieter, dass Informationen zum Vergabeverfahren, wie Änderungsmitteilungen, Ihre Fragen und Hinweise innerhalb eines Vergabeverfahren, fehlende Angaben und Nachweise wie beispielsweise zur Eignung oder Informationen zur Aufklärung des Angebotsinhalts, aber auch Antworten auf Ihre Fragen oder Informationen zur Zuschlagserteilung elektronisch übermittelt werden.
Die RWTH Aachen nutzt die Plattform von d-nrw der Firma cosinex.
Elektronische Angebote in Textform
Wichtiger Hinweis
Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und ganz wichtig, die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Fehlen diese Angaben, wird das Angebot ausgeschlossen.
Die elektronische Angebotsabgabe ist einfacher geworden. Für die Abgabe elektronischer Angebote sieht das Vergaberecht grundsätzlich die Textform nach § 126b BGB vor, es sei denn die RWTH Aachen fordert, dass ein Angebot mit persönlicher Unterschrift oder mit einer elektronischen Signatur eingereicht wird. Das heißt, Angebote, die in Textform abgegeben werden, müssen nicht mehr unterschrieben oder signiert sein. Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und ganz wichtig, die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Fehlen diese Angaben, wird das Angebot ausgeschlossen.
Es ist aber weiterhin zulässig und für die Abgabe eines Angebots unschädlich, wenn die Unterlagen zwar elektronisch unterstützt über die Vergabeplattform, aber wie bisher mit einer „analogen“ Unterschrift versehen, eingereicht werden.
Achtung: Elektronische Angebote müssen rechtzeitig eingehen
Please note
Schicken Sie bei einer technischen Störung Ihr Angebot nicht noch zusätzlich per E-Mail. Ein per E-Mail übersandtes Angebot gilt als offen eingegangen und kann nicht berücksichtig werden. Es wird daher von der Wertung ausgeschlossen.
Ihr elektronisches Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Entscheidend dabei ist der Eingang der Unterlagen, nicht der Zeitpunkt, zu dem das Versenden des Angebotes gestartet wurde.
Bei der Abgabe eines elektronischen Angebots muss berücksichtigt werden, dass die Übermittlung in Abhängigkeit von der Geschwindigkeit des Internetanschlusses, sowie der Größe der zu übermittelnden Angebotsunterlagen unterschiedlich lange dauern kann. Es kann aber auch zu technischen Störungen kommen, die die rechtzeitige Abgabe verhindern. Die Verantwortung eines rechtzeitigen Eingangs der Angebote liegt grundsätzlich beim jeweiligen Bieter. Er kann sich zum Beispiel nicht darauf berufen, dass es eine technische Störung gegeben hat, von der er nichts wusste oder auf seiner Seite eine technische Störung bestand, die eine rechtzeitige Abgabe seines Angebots verhindert hat.
Zwar liegen technische Probleme, wie zum Beispiel „Die Vergabeplattform funktioniert nicht“, im Regelfall im Verantwortungsbereich der RWTH, aber Sie als Bieter sind gehalten, technischen Probleme rechtzeitig und unverzüglich zu melden (zu rügen), um gegebenenfalls eine Fristverlängerung zur Einreichung der Angebote zu erreichen. Die RWTH wird in einem solchen Falle die Angebotsfrist verlängern.
Elektronische Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen. Eine Ausnahme ist, nur dann gegeben, wenn der Bieter eine verspätete Abgabe nicht zu vertreten hat. Sie haben hier aber eine Mitwirkungspflicht.
Daher melden Sie bitte eine technische Störung bei der beziehungsweise dem in den Vergabeunterlagen benannten kaufmännischen Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter und – ganz wichtig – schicken Sie bei einer technischen Störung Ihr Angebot nicht noch zusätzlich per E-Mail. Ein per E-Mail übersandtes Angebot gilt als offen eingegangen und kann nicht berücksichtig werden. Es wird daher von der Wertung ausgeschlossen.